Plnomocenstvo na správu elektronických faktúr v službe ePodatelna24

Klient týmto splnomocňuje účtovnú kanceláriu, aby v jeho mene vybrala ePodatelna24 za jeho digitálneho poštára a spravovala v nej prijímanie a odosielanie jeho elektronických faktúr.

Splnomocniteľ (ďalej „Klient“):

• Obchodné meno: [obchodné meno]
• Sídlo: [adresa]
• IČO: [IČO] · DIČ: [10 číslic] · IČ DPH: [SK…, ak je platiteľom]
• Zápis: [Obchodný register Mestského súdu …, oddiel …, vložka …]
• Koná: [meno a priezvisko], [konateľ / štatutárny orgán]

Splnomocnenec (ďalej „Účtovná kancelária“):

• Obchodné meno: [obchodné meno účtovnej kancelárie]
• Sídlo: [adresa]
• IČO: [IČO] · DIČ: [10 číslic] · IČ DPH: [SK…]
• Zápis: [Obchodný register …]
• Koná: [meno a priezvisko], [konateľ]

Poskytovateľom služby je epodatelna24, s. r. o., IČO 57 592 071, DIČ 2122839279, Karpatské námestie 7770/10A, 831 06 Bratislava (ďalej „Poskytovateľ“). Služba sa riadi Všeobecnými obchodnými podmienkami služby ePodatelna24 (ďalej „VOP“) v znení platnom v čase úkonu.

1. Predmet plnomocenstva

Klient splnomocňuje Účtovnú kanceláriu na tieto úkony v jeho mene:

1. vybrať na portáli Finančnej správy SR službu ePodatelna24 za digitálneho poštára Klienta pre prijímanie a odosielanie elektronických faktúr;
2. dokončiť aktiváciu služby a v mene Klienta akceptovať VOP, Zásady ochrany osobných údajov a Zmluvu o spracúvaní osobných údajov Poskytovateľa (články 3.4 a 3.5 VOP);
3. spravovať službu pre Klienta počas trvania plnomocenstva v rozsahu článku 2.

Plnomocenstvo sa udeľuje podľa § 31 a nasl. Občianskeho zákonníka. Vzťah medzi Klientom a Účtovnou kanceláriou, najmä odmenu, upravuje [zmluva o vedení účtovníctva / mandátna zmluva] zo dňa [dátum] (ďalej „Zmluva“).

2. Rozsah oprávnení

Účtovná kancelária je v službe ePodatelna24 oprávnená za Klienta:

1. byť hlavným správcom spoločnosti Klienta podľa článku 3.8 VOP;
2. prijímať elektronické faktúry a dobropisy adresované Klientovi, sťahovať ich vo formáte XML a PDF a spracúvať ich na účely vedenia účtovníctva Klienta;
3. vyhotovovať faktúry Klienta z jeho podkladov, a to v účtovnom systéme Účtovnej kancelárie alebo po prihlásení do účtovného systému Klienta;
4. odosielať faktúry a dobropisy Klienta cez sieť Peppol jednotlivo aj hromadne, vrátane XML súborov, ktoré vyhotovil priamo Klient;
5. na výslovný pokyn Klienta doručiť faktúru e-mailom, ak ju nemožno doručiť cez sieť Peppol (článok 15.6 VOP);
6. pripájať cloudové úložisko (OneDrive alebo Google Drive) na ukladanie dokumentov Klienta (článok 17 VOP);
7. pozvať do služby používateľov Klienta a pracovníkov Účtovnej kancelárie s rolou Administrátor spoločnosti, Operátor alebo Spracovateľ a odobrať im prístup;
8. zapínať a vypínať funkcie služby vrátane Ochrany proti pokute;
9. komunikovať s Poskytovateľom vo veciach služby a podpísať reklamácie.

Úkony môžu za Účtovnú kanceláriu vykonávať jej zamestnanci. Bez písomného súhlasu Klienta Účtovná kancelária nesmie:

• previesť rolu hlavného správcu na inú osobu ako na Klienta alebo osobu, ktorú Klient určí;
• ukončiť službu alebo vybrať Klientovi iného digitálneho poštára;
• udeliť ďalšie plnomocenstvo tretej osobe.

3. Poplatky a peňaženka

Poplatky za službu hradí Účtovná kancelária z vlastnej peňaženky v službe ePodatelna24. Podľa článku 3.4 písm. d) VOP sa všetky finančné vyrovnania s Poskytovateľom uskutočňujú výlučne s Účtovnou kanceláriou, a faktúry za dobitie peňaženky vystavuje Poskytovateľ jej.

• Účtovná kancelária prefakturuje Klientovi poplatky za jeho dokumenty [podľa Zmluvy / ako súčasť paušálnej odmeny].
• Účtovná kancelária udržiava v peňaženke dostatočný zostatok. Pri prázdnej peňaženke sa ďalšie prijaté faktúry zobrazia ako čakajúce na dobitie a odoslanie sa nevykoná (článok 5.9 VOP).
• Klient nemá voči Poskytovateľovi žiadnu platobnú povinnosť z titulu tohto plnomocenstva.

4. Povinnosti strán

Klient sa zaväzuje:

1. odovzdávať podklady na vyhotovenie faktúr a hotové XML faktúry tak, aby ich Účtovná kancelária mohla vyhotoviť a odoslať do 15 dní od dátumu dodania (§ 73 zákona o DPH), najneskôr do [počet] pracovných dní pred uplynutím tejto lehoty;
2. zodpovedať za správnosť a úplnosť podkladov a XML súborov, ktoré vyhotovil sám;
3. bezodkladne oznámiť Účtovnej kancelárii zmenu svojich identifikačných údajov.

Účtovná kancelária sa zaväzuje:

1. vyhotoviť a odoslať faktúry Klienta bez zbytočného odkladu a v súlade s jeho podkladmi; za obsahovú správnosť odoslaného XML zodpovedá voči Poskytovateľovi Účtovná kancelária (článok 7.1 písm. e) VOP) a voči Klientovi podľa Zmluvy;
2. sledovať stav doručenia odoslaných faktúr a bezodkladne informovať Klienta o faktúre, ktorú sa nepodarilo doručiť;
3. uchovávať alebo Klientovi odovzdávať prijaté aj odoslané dokumenty tak, aby Klient splnil povinnosť archivácie podľa zákona o účtovníctve; služba ePodatelna24 neposkytuje dlhodobú archiváciu (články 7.1 písm. c) a 7.2 VOP);
4. chrániť prístupové údaje a pozvať do služby len osoby, ktoré pre Klienta pracujú alebo ktoré Klient určil.

Účtovná kancelária zodpovedá za úkony vykonané na účte Klienta vrátane úkonov pozvaných používateľov (článok 7.3 VOP).

5. Osobné údaje a mlčanlivosť

Faktúry môžu obsahovať osobné údaje obchodných partnerov Klienta. Účtovná kancelária ich spracúva pre Klienta podľa Zmluvy a podľa článku 9.2 VOP voči Poskytovateľovi vystupuje ako prevádzkovateľ, ktorého sprostredkovateľom je Poskytovateľ.

• Klient súhlasí, aby Účtovná kancelária na spracúvanie jeho dokumentov zapojila Poskytovateľa ako ďalšieho sprostredkovateľa (čl. 28 ods. 2 nariadenia GDPR).
• Účtovná kancelária zachováva mlčanlivosť o obsahu dokumentov Klienta aj po skončení plnomocenstva.
• Prístup k dokumentom Klienta v službe majú len osoby pozvané podľa článku 2 bodu 7.

6. Trvanie a zánik

Plnomocenstvo sa udeľuje na dobu [neurčitú / do dátumu]. Zaniká odvolaním Klientom, výpoveďou Účtovnej kancelárie alebo zánikom Zmluvy, a to dňom doručenia písomného oznámenia druhej strane.

Pri zániku plnomocenstva Účtovná kancelária do [30] dní:

1. prevedie rolu hlavného správcu na Klienta alebo na osobu, ktorú Klient určí (článok 3.8 VOP). Prevod sa dokončí až prijatím zo strany nového hlavného správcu a nedá sa začať pri zápornom zostatku peňaženky s faktúrami čakajúcimi na dobitie; takýto stav Účtovná kancelária najprv vyrovná (článok 3.8.2 VOP);
2. odovzdá Klientovi prijaté aj odoslané dokumenty, ktoré ešte nemá;
3. odoberie prístup svojim pracovníkom a odpojí svoje cloudové úložisko od spoločnosti Klienta.

Peňaženka a jej zostatok zostávajú Účtovnej kancelárii (článok 3.8.1 písm. c) VOP). Klient môže kedykoľvek aj sám zmeniť digitálneho poštára na portáli Finančnej správy SR.

7. Záverečné ustanovenia

1. Plnomocenstvo sa riadi právnym poriadkom Slovenskej republiky.
2. Plnomocenstvo môže byť podpísané vlastnoručne v dvoch vyhotoveniach alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom; každá strana dostane jedno vyhotovenie.
3. Účtovná kancelária plnomocenstvo uchováva po celú dobu správy služby a na požiadanie ho predloží Poskytovateľovi alebo Finančnej správe SR.

Podpisy

Za Klienta (splnomocniteľ): V [mesto] dňa [dátum], podpis: ……………………………, [meno a priezvisko, funkcia]

Plnomocenstvo prijímam. Za Účtovnú kanceláriu (splnomocnenec): V [mesto] dňa [dátum], podpis: ……………………………, [meno a priezvisko, funkcia]