Všeobecné obchodné podmienky služby peppolbox
Platné od: [DOPLNIŤ DÁTUM] Verzia: 1.0
1. Úvodné ustanovenia a identifikácia poskytovateľa
1.1. Tieto všeobecné obchodné podmienky (ďalej len „VOP") upravujú práva a povinnosti medzi poskytovateľom služby a zákazníkom pri poskytovaní služby peppolbox (ďalej len „Služba").
1.2. Poskytovateľom je obchodná spoločnosť:
elektronickapodatelna s.r.o. Sídlo: Dolná horná 12, Horná Mariková IČO: [DOPLNIŤ] DIČ: 1234567890 IČ DPH: [DOPLNIŤ] Zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu [DOPLNIŤ], oddiel [DOPLNIŤ], vložka č. [DOPLNIŤ] E-mail: info@elektronickapodatelna.sk Kontakt pre ochranu osobných údajov (DPO): dpo@elektronickapodatelna.sk
(ďalej len „Poskytovateľ")
1.3. Zákazníkom je právnická osoba alebo fyzická osoba podnikateľ, ktorá využíva Službu na základe týchto VOP (ďalej len „Zákazník").
1.4. Služba je určená výlučne pre podnikateľské subjekty (B2B). Služba nie je určená spotrebiteľom v zmysle § 2 písm. a) zákona č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa.
2. Predmet a opis Služby
2.1. Služba peppolbox je elektronická poštová schránka pre prijímanie elektronických faktúr a iných obchodných dokumentov prostredníctvom siete Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine). Služba plní funkciu „digitálneho poštára" pre Zákazníka.
2.2. Hlavné funkcie Služby zahŕňajú:
- a) registráciu Zákazníka na sieti Peppol prostredníctvom prístupového bodu (Access Point);
- b) prijímanie elektronických faktúr a dobropisov vo formáte UBL/XML;
- c) sprístupnenie prijatých dokumentov v užívateľskom rozhraní;
- d) zasielanie e-mailových notifikácií o nových dokumentoch;
- e) viacero používateľských rolí v rámci spoločnosti Zákazníka;
- f) prepojenie viacerých spoločností pod jedným správcovským účtom;
- g) auditný záznam operácií.
2.3. Služba NEZAHŔŇA:
- a) dlhodobú archiváciu prijatých dokumentov v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Zákazník je výlučne zodpovedný za stiahnutie a archiváciu prijatých dokumentov v súlade s platnými právnymi predpismi (najmä uchovávanie účtovných dokladov po dobu 10 rokov);
- b) účtovné spracovanie dokumentov;
- c) daňové poradenstvo;
- d) odosielanie elektronických faktúr (Služba je primárne určená na prijímanie).
2.4. Služba je poskytovaná „tak, ako je" (as-is) bez záruky neprerušenej dostupnosti. Poskytovateľ vyvíja primerané úsilie na zabezpečenie funkčnosti Služby, avšak neposkytuje žiadnu zmluvnú garanciu úrovne služieb (SLA).
3. Vznik zmluvného vzťahu a registrácia
3.1. Zmluvný vzťah medzi Poskytovateľom a Zákazníkom vzniká okamihom, keď Zákazník:
- a) prevezme registračný odkaz odoslaný systémom Finančnej správy SR alebo priamo Poskytovateľom;
- b) stiahne tieto VOP a Zásady ochrany osobných údajov v plnom znení;
- c) výslovne potvrdí súhlas s VOP a Zásadami ochrany osobných údajov;
- d) dokončí aktiváciu spoločnosti na sieti Peppol.
3.2. Stiahnutie VOP a Zásad ochrany osobných údajov je technickou podmienkou aktivácie. Bez stiahnutia oboch dokumentov nie je možné aktiváciu dokončiť.
3.3. Akceptáciou VOP Zákazník potvrdzuje, že:
- a) je oprávnený konať za spoločnosť, ktorá sa registruje;
- b) sa oboznámil s celým obsahom VOP a Zásad ochrany osobných údajov;
- c) údaje, ktoré poskytol, sú pravdivé a aktuálne.
3.4. Registrácia v mene tretej osoby (účtovné firmy a sprostredkovatelia). Ak Zákazník (najmä účtovná firma alebo sprostredkovateľ) registruje a spravuje účet pre inú spoločnosť (klienta), vyhlasuje a zaručuje, že:
- a) má od klienta riadne písomné poverenie alebo plnomocenstvo na takúto registráciu a správu;
- b) je oprávnený akceptovať tieto VOP v mene klienta;
- c) plne zodpovedá za dodržiavanie VOP klientom;
- d) Poskytovateľ nemá voči klientovi žiadny priamy zmluvný vzťah a všetky finančné vyrovnania sa uskutočňujú výlučne so Zákazníkom (správcovskou firmou);
- e) v prípade ukončenia spolupráce medzi Zákazníkom a klientom je výlučnou zodpovednosťou Zákazníka a klienta dohodnúť sa na ďalšom postupe (vrátane prípadného prevodu účtu).
3.5. Poskytovateľ nenesie zodpovednosť za neoprávnenú registráciu spoločnosti treťou osobou. Plnú zodpovednosť za škodu vzniknutú v dôsledku takejto registrácie nesie osoba, ktorá registráciu vykonala.
4. Cena Služby a spôsob spoplatnenia
4.1. Služba je spoplatnená za každý prijatý dokument podľa cenníka Poskytovateľa platného v čase prijatia dokumentu.
4.2. Cenový model je predplatený (prepaid):
- a) Zákazník si vopred dobíja virtuálnu peňaženku prostredníctvom elektronickej platby;
- b) za každý prijatý dokument sa z peňaženky odpočíta príslušná suma podľa aktuálneho cenníka;
- c) ak nie je v peňaženke dostatočný zostatok, dokumenty budú dočasne uzamknuté až do dobitia.
4.3. Ceny sú uvedené v EUR vrátane DPH vo výške 23 % v zmysle zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty.
4.4. Aktuálny cenník je dostupný v užívateľskom rozhraní Služby a na webovej stránke peppolbox.sk.
4.5. Zmena cien. Poskytovateľ je oprávnený zmeniť cenník. Zmena ceny sa Zákazníkovi oznámi e-mailom najmenej 30 dní pred jej účinnosťou. Ak Zákazník so zmenou nesúhlasí, je oprávnený ukončiť zmluvný vzťah a požiadať o vrátenie nespotrebovaného zostatku peňaženky podľa článku 6 týchto VOP.
4.6. Zmena ceny sa nevzťahuje na dokumenty prijaté pred dňom účinnosti zmeny.
5. Dobitie peňaženky a platby
5.1. Zákazník dobíja peňaženku prostredníctvom QR platby generovanej v užívateľskom rozhraní Služby vo formáte payme link standard. QR kód obsahuje ID transakcie poskytnuté štátnym systémom NOP (Notifikátor okamžitých platieb) Finančnej správy SR. Zákazník vykoná platbu prevodom okamžitou úhradou.
5.2. Minimálna suma jedného dobitia je 0,50 EUR. Maximálna suma jedného dobitia je 100,00 EUR.
5.3. Po prijatí platby Poskytovateľom je peňaženka pripísaná v zostatku okamžite a Zákazníkovi je automaticky vystavená elektronická faktúra (e-faktúra) v zmysle zákona o DPH. Faktúra je zaslaná prostredníctvom siete Peppol na Peppol identifikátor Zákazníka.
5.4. Akceptované platobné metódy: bankový prevod prostredníctvom QR platby kompatibilnej s mobilnými bankovými aplikáciami.
5.5. Uvítací kredit. Pri aktivácii nového účtu na sieti Peppol môže Poskytovateľ pripísať do peňaženky uvítací kredit. Výška uvítacieho kreditu sa môže meniť a Poskytovateľ si vyhradzuje právo ho kedykoľvek upraviť alebo zrušiť bez predchádzajúceho oznámenia. Aktuálna výška uvítacieho kreditu (ak nejaká) je zobrazená priamo pri aktivácii spoločnosti. Uvítací kredit je dobrovoľným plnením Poskytovateľa a nezakladá nárok Zákazníka na jeho opätovné poskytnutie.
5.6. Zostatok peňaženky nie je úročený a nie je možné ho previesť na iný účet alebo inému Zákazníkovi (s výnimkou refundácie podľa článku 6).
6. Refundácia a ukončenie účtu
6.1. Vrátenie zostatku peňaženky je možné výlučne pri ukončení zmluvného vzťahu, t. j. pri trvalej deaktivácii všetkých spoločností Zákazníka.
6.2. Počas trvania aktívneho účtu Zákazník nemá nárok na čiastočné vrátenie zostatku peňaženky.
6.3. Postup pri refundácii:
- a) Zákazník zašle písomnú žiadosť o refundáciu na e-mail info@elektronickapodatelna.sk;
- b) v žiadosti uvedie identifikačné údaje, IBAN, na ktorý žiada vrátenie zostatku, a dôvod ukončenia;
- c) Poskytovateľ overí oprávnenosť žiadosti a aktuálny zostatok peňaženky;
- d) refundovaná suma bude pripísaná na uvedený IBAN do 14 kalendárnych dní od prijatia úplnej žiadosti;
- e) o refundácii bude vystavený dobropis (credit note) prostredníctvom siete Peppol.
6.4. Minimálna suma na refundáciu je 5,00 EUR. Zostatky nižšie ako 5,00 EUR nie sú refundované a stávajú sa po deaktivácii účtu majetkom Poskytovateľa.
6.5. Uvítací kredit nie je refundovateľný. V prípade refundácie sa od refundovateľnej sumy odpočíta hodnota uvítacieho kreditu, ak bol Zákazníkovi pripísaný a ešte nebol spotrebovaný.
6.6. Refundácia sa zasiela výlučne na bankový účet vedený v bankovom inštitúte v EÚ alebo EHP.
6.7. Po refundácii a deaktivácii účtu sa všetky osobné údaje a obchodné dokumenty Zákazníka spracúvajú v súlade so Zásadami ochrany osobných údajov (najmä článkom o uchovávaní údajov).
7. Povinnosti Zákazníka
7.1. Zákazník je povinný:
- a) poskytnúť Poskytovateľovi pravdivé a aktuálne identifikačné údaje a bezodkladne ich aktualizovať pri každej zmene;
- b) chrániť prístupové údaje k svojmu účtu pred zneužitím;
- c) pravidelne sťahovať a archivovať prijaté dokumenty v súlade s povinnosťou uchovávania účtovných dokladov podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a iných platných predpisov;
- d) uhrádzať poplatky za Službu v súlade s týmito VOP;
- e) nezneužívať Službu na nezákonné účely;
- f) bezodkladne nahlásiť Poskytovateľovi akékoľvek bezpečnostné incidenty alebo neoprávnené použitie účtu.
7.2. Zákazník výslovne berie na vedomie a súhlasí s tým, že Poskytovateľ neposkytuje dlhodobú archiváciu prijatých dokumentov a Zákazník nesie plnú zodpovednosť za uchovávanie dokumentov pre účely účtovníctva, daní a kontrolných orgánov.
7.3. Zákazník zodpovedá za všetky činnosti vykonané na jeho účte vrátane činností vykonaných ďalšími používateľmi, ktorých Zákazník na účet pozval.
8. Obmedzenie zodpovednosti Poskytovateľa
8.1. Poskytovateľ vyvíja primerané úsilie pri prevádzke Služby, avšak neposkytuje žiadne výslovné ani implicitné záruky ohľadom dostupnosti, presnosti, spoľahlivosti, vhodnosti na konkrétny účel alebo neporušenia práv tretích strán.
8.2. Maximálna celková zodpovednosť Poskytovateľa voči Zákazníkovi za škody vzniknuté v súvislosti so Službou (zo všetkých nárokov dohromady, vrátane zmluvnej zodpovednosti, deliktnej zodpovednosti, porušenia záruk alebo akýchkoľvek iných nárokov) je obmedzená na sumu 100,00 EUR.
8.3. Poskytovateľ nezodpovedá za:
- a) škody vzniknuté v dôsledku straty alebo vymazania dokumentov, ktoré si Zákazník nestiahol a nearchivoval;
- b) škody vzniknuté v dôsledku výpadku alebo nedostupnosti siete Peppol, prístupového bodu (Access Point) ion-AP alebo iných tretích strán;
- c) škody vzniknuté v dôsledku výpadku platobných systémov (NOP, banky, atď.);
- d) škody vzniknuté v dôsledku nezákonného alebo neautorizovaného použitia Služby;
- e) ušlý zisk, nepriame, následné alebo špeciálne škody;
- f) chyby v obsahu prijatých faktúr alebo iných dokumentov (Poskytovateľ je len doručovateľom, nie obsahovým spracovateľom);
- g) škody spôsobené zásahom vyššej moci (vis maior).
8.4. Obmedzenie zodpovednosti podľa tohto článku sa neuplatní v rozsahu, v akom by takéto obmedzenie bolo v rozpore s kogentnými ustanoveniami platných právnych predpisov.
9. Ochrana osobných údajov
9.1. Spracúvanie osobných údajov sa riadi samostatným dokumentom „Zásady ochrany osobných údajov" dostupným na webovej stránke peppolbox.sk.
9.2. Zákazník (najmä ako účtovná firma alebo iný správca údajov v mene tretích strán) berie na vedomie, že vo vzťahu k osobným údajom obsiahnutým v dokumentoch:
- a) Zákazník vystupuje ako prevádzkovateľ osobných údajov (data controller) vo vzťahu k svojim vlastným údajom a údajom svojich klientov;
- b) Poskytovateľ vystupuje ako sprostredkovateľ osobných údajov (data processor) vykonávajúci spracúvanie v mene Zákazníka;
- c) Vzťah medzi Zákazníkom a Poskytovateľom v oblasti spracúvania osobných údajov je upravený samostatnou Zmluvou o spracúvaní osobných údajov (DPA), ktorej akceptáciou je potvrdenie týchto VOP.
9.3. Poskytovateľ nepoužije údaje Zákazníka ani jeho klientov na vlastné marketingové účely ani na účely tretích strán bez výslovného súhlasu.
10. Komunikácia so Zákazníkom
10.1. Poskytovateľ posiela Zákazníkovi výlučne transakčné e-maily, najmä:
- a) overovacie kódy pri prihlasovaní;
- b) pozvánky pre nových používateľov;
- c) notifikácie o prijatí nového dokumentu;
- d) potvrdenia dobitia peňaženky a vystavené faktúry;
- e) informácie o stave účtu a Služby (nedostatočný zostatok, zmena VOP, atď.).
10.2. Poskytovateľ neposiela marketingové ani propagačné e-maily. Vzhľadom na výlučne transakčný charakter komunikácie nie je k dispozícii možnosť odhlásenia (unsubscribe).
10.3. Zákazník je povinný udržiavať kontaktné e-maily aktuálne. Poskytovateľ nezodpovedá za následky neprijatia notifikácií spôsobeného neaktuálnym kontaktom.
11. Trvanie a ukončenie zmluvného vzťahu
11.1. Zmluvný vzťah sa uzatvára na dobu neurčitú.
11.2. Zákazník je oprávnený kedykoľvek ukončiť zmluvný vzťah písomnou žiadosťou o deaktiváciu účtu zaslanou na info@elektronickapodatelna.sk. Po deaktivácii je zostatok peňaženky vrátený Zákazníkovi v súlade s článkom 6 týchto VOP.
11.3. Poskytovateľ je oprávnený ukončiť zmluvný vzťah:
- a) jednostrannou výpoveďou s 30-dňovou výpovednou lehotou doručenou e-mailom Zákazníkovi;
- b) okamžite, ak Zákazník závažným spôsobom poruší VOP, najmä v prípade nezákonného použitia Služby;
- c) v prípade ukončenia poskytovania Služby ako celku, s minimálne 60-dňovým predstihom oznámeným Zákazníkovi.
11.4. Pri ukončení zmluvného vzťahu zo strany Poskytovateľa bude zostatok peňaženky Zákazníka vrátený postupom podľa článku 6 týchto VOP.
11.5. Inaktívny účet. Účet, ktorý nebol používaný (žiadne prihlásenie, žiadny prijatý dokument, žiadne dobitie peňaženky) po dobu 24 mesiacov, môže Poskytovateľ deaktivovať po predchádzajúcom upozornení e-mailom najmenej 30 dní vopred. Pri tejto deaktivácii sa uplatní postup vrátenia zostatku podľa článku 6.
12. Riešenie sporov a rozhodné právo
12.1. Vzťahy medzi Poskytovateľom a Zákazníkom sa riadia právnym poriadkom Slovenskej republiky, najmä Obchodným zákonníkom (zákon č. 513/1991 Zb.).
12.2. Akékoľvek spory vyplývajúce z týchto VOP alebo z poskytovania Služby sa Poskytovateľ a Zákazník zaväzujú riešiť prednostne mimosúdnou cestou vzájomnou dohodou.
12.3. Ak sa spor nepodarí vyriešiť dohodou, je príslušným na rozhodnutie vecne a miestne príslušný súd Slovenskej republiky podľa sídla Poskytovateľa.
12.4. Vzhľadom na to, že Služba je určená výlučne pre podnikateľské subjekty, na vzťah sa neuplatňujú ustanovenia o ochrane spotrebiteľa ani o alternatívnom riešení sporov pred Slovenskou obchodnou inšpekciou.
13. Zmena VOP
13.1. Poskytovateľ je oprávnený jednostranne zmeniť tieto VOP. Zmena je platná zverejnením nového znenia na webovej stránke peppolbox.sk.
13.2. O zmene VOP bude Zákazník informovaný e-mailom najmenej 30 dní pred účinnosťou zmeny.
13.3. Ak Zákazník so zmenou VOP nesúhlasí, je oprávnený do dňa účinnosti zmeny ukončiť zmluvný vzťah a požiadať o vrátenie zostatku peňaženky podľa článku 6.
13.4. Pokračovanie v používaní Služby po dni účinnosti zmenených VOP sa považuje za akceptáciu zmeny.
14. Záverečné ustanovenia
14.1. Ak sa ukáže akékoľvek ustanovenie týchto VOP ako neplatné alebo nevykonateľné, ostatné ustanovenia ostávajú v platnosti. Neplatné ustanovenie bude nahradené takým, ktoré najviac zodpovedá pôvodnému zámeru.
14.2. Tieto VOP nadobúdajú platnosť a účinnosť dňom zverejnenia.
14.3. Predchádzajúce verzie VOP zostávajú v platnosti pre vzťahy vzniknuté pred dňom účinnosti nového znenia, pokiaľ nie je výslovne dohodnuté inak.
14.4. Aktuálna verzia VOP je vždy dostupná na adrese: https://www.epodatelna24.sk/legal/vop
elektronickapodatelna s.r.o. Verzia 1.0 Účinnosť od: [DOPLNIŤ DÁTUM]