Zásady ochrany osobných údajov služby ePodatelna24

Platné od: 2026-10-07 Verzia: 2.12

---

1. Úvod a identifikácia prevádzkovateľa

1.1. Tento dokument popisuje, ako spoločnosť epodatelna24, s. r. o. (ďalej len „Prevádzkovateľ" alebo „my") spracúva osobné údaje v súvislosti s prevádzkou služby ePodatelna24 (ďalej len „Služba"), dostupnej na adrese www.epodatelna24.sk.

1.2. Prevádzkovateľom je:

epodatelna24, s. r. o. Sídlo: Karpatské námestie 7770/10A, 831 06 Bratislava IČO: 57 592 071 DIČ: 2122839279 IČ DPH: SK2122839279 Kontaktný e-mail: info@epodatelna24.sk Kontakt pre ochranu osobných údajov: info@epodatelna24.sk

1.3. Spracúvanie osobných údajov prebieha v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov (GDPR) a so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

---

2. Roly a vzťahy pri spracúvaní

2.1. V kontexte Služby pôsobíme v dvoch rôznych roliach:

A) Ako prevádzkovateľ (data controller) vo vzťahu k:

• údajom našich vlastných používateľov a zákazníkov, ktoré sú nevyhnutné na poskytovanie a fakturáciu Služby.

B) Ako sprostredkovateľ (data processor) vo vzťahu k:

• osobným údajom obsiahnutým v elektronických faktúrach a iných obchodných dokumentoch, ktoré sa cez Službu prijímajú alebo odosielajú v mene zákazníka.

V rámci tejto úlohy sa na nás vzťahuje samostatná Zmluva o spracúvaní osobných údajov (DPA), ktorá je súčasťou zmluvného vzťahu so zákazníkom.

2.2. Tento dokument popisuje predovšetkým prvú rolu (prevádzkovateľa).

---

3. Aké údaje spracúvame

3.1. Údaje o používateľoch (fyzických osobách)

3.1.1. Aktivačný e-mail a pripomienky. Po registrácii spoločnosti u Finančnej správy SR Poskytovateľ zašle na e-mailovú adresu uvedenú v registrácii pozvánku s aktivačným odkazom, ktorý je platný 48 hodín. Ak aktivácia nie je dokončená, Poskytovateľ na tú istú e-mailovú adresu zašle nový aktivačný odkaz aj automaticky, spravidla 3. a 10. deň po prvej pozvánke, najviac však 30 dní od registrácie. Na tento účel sa spracúva e-mailová adresa z registrácie, DIČ a obchodné meno spoločnosti a čas odoslania pozvánky; o odoslaní pripomienky sa vytvorí záznam v auditnom zázname (§3.4.1).

3.1.2. Opätovné zaslanie aktivačného odkazu. Na stránke https://www.epodatelna24.sk/aktivacny-email si možno po zadaní DIČ a e-mailovej adresy vyžiadať nový aktivačný odkaz podľa §3.1.1. Nový odkaz sa zasiela výlučne na e-mailovú adresu, na ktorú bola zaslaná pôvodná pozvánka, a stránka v každom prípade zobrazí rovnakú odpoveď, takže z nej nemožno zistiť, či je DIČ zaregistrované ani akú e-mailovú adresu spoločnosť používa. Počet žiadostí je obmedzený na 5 z jednej IP adresy za 15 minút, 10 pre jedno DIČ za hodinu a 3 odoslané odkazy pre jednu spoločnosť za 24 hodín. Na tento účel Služba uchováva počítadlá pokusov podľa IP adresy a podľa DIČ v databáze; záznam počítadla sa odstraňuje po uplynutí dvoch dní od začiatku časového okna (§5). Zadaná e-mailová adresa sa iba porovná s adresou na pozvánke a neukladá sa. O odoslaní nového odkazu sa vytvorí záznam v auditnom zázname s identifikátorom a DIČ spoločnosti. O každej žiadosti, ktorá neskončila odoslaním odkazu (neznáme DIČ, spoločnosť už aktivovaná, nezhoda e-mailovej adresy, prekročený počet pokusov, chyba odoslania), sa vytvorí záznam v auditnom zázname, ktorý obsahuje DIČ, IP adresu žiadateľa a dôvod, nie zadanú e-mailovú adresu; prvý takýto záznam pre jedno DIČ v priebehu hodiny je označený ako kritická bezpečnostná udalosť (§3.4.1), pretože žiadosť cudzej osoby o aktivačný odkaz spoločnosti je pokusom o prevzatie účtu.

3.1.3. Prevádzkové e-maily. Služba posiela používateľom aj tieto prevádzkové e-maily:

• a) upozornenie na nízky zostatok peňaženky vlastníkovi peňaženky, keď zostatok klesne pod hranicu nízkeho zostatku podľa VOP článku 10.1 písm. h) alebo keď prijatá faktúra čaká na dobitie peňaženky, najviac jedno upozornenie za deň pre jednu peňaženku;
• b) jeden vysvetľujúci e-mail, ak jednej spoločnosti príde od jedného dodávateľa viac ako 10 dokumentov v priebehu jednej hodiny a ďalšie notifikácie o dokumentoch od tohto dodávateľa sa preto v tejto hodine neposielajú;
• c) jedno upozornenie vlastníkovi Cieľového úložiska, keď Cieľové úložisko prestane fungovať (§3.6, VOP článok 17.9); e-mail obsahuje odkaz na stránku, na ktorej vlastník úložisko znova pripojí;
• d) jeden e-mail „už ste aktivovaní" na e-mailovú adresu z registrácie u Finančnej správy SR, ak Finančná správa SR doručí registráciu spoločnosti, ktorá je už aktivovaná a ktorej členom je používateľ s touto adresou, najviac raz za 24 hodín pre jednu spoločnosť;
• e) pozvánku kolegu do spoločnosti, ktorá obsahuje meno a e-mailovú adresu pozývajúceho používateľa, rolu a názov spoločnosti a odkaz platný 48 hodín, a jednu pripomienku tejto pozvánky, ak nebola prijatá do 2 dní (najviac jednu pre jednu pozvánku a jednu pre jednu e-mailovú adresu, najneskôr 30 dní od pozvania);
• f) žiadosť o novú pozvánku pozývajúcemu používateľovi, ak pozvaná osoba otvorí pozvánku po uplynutí jej platnosti a o novú pozvánku požiada tlačidlom na stránke; e-mail obsahuje e-mailovú adresu pozvanej osoby a názov spoločnosti; o žiadosti sa vytvorí záznam v auditnom zázname s IP adresou žiadateľa a počet žiadostí je obmedzený (2 pre jednu pozvánku za 24 hodín, 10 z jednej IP adresy za hodinu);
• g) oznámenie o doručení odoslanej faktúry (§3.2.3 písm. b);
• h) potvrdenie o prijatí platby za dobitie peňaženky vlastníkovi peňaženky so sumou, zostatkom a — ak sa z dobitia hneď uhradili faktúry čakajúce na dobitie — s odpočítanou sumou a počtom týchto faktúr; rovnaká informácia sa doručí aj push notifikáciou do mobilnej aplikácie;
• i) faktúru alebo dobropis Poskytovateľa za dobitie peňaženky (PDF a XML) vlastníkovi peňaženky, ak ich nemožno doručiť cez sieť Peppol (VOP článok 5.8), jednorazovo pre každý doklad;
• j) upozornenie vlastníkovi peňaženky, ak platba za dobitie došla dvakrát alebo v inej sume, než na akú znel platobný odkaz (§3.2.4);
• k) oznámenie o zmene ceny vlastníkovi peňaženky najviac 30 dní pred začiatkom nového cenového obdobia, raz pre jednu peňaženku a jedno cenové obdobie; obsahuje starú a novú cenu, zľavu peňaženky a zostatok;
• l) upozornenie hlavnému správcovi, ak ochrana proti pokute (VOP článok 15.8) zadržala faktúru, najviac raz za deň pre jednu spoločnosť; e-mail obsahuje dátumy z faktúry a meno a e-mailovú adresu hlavného správcu, ktorý môže ochranu vypnúť;
• m) upozornenie na e-mailovú adresu spoločnosti, ak sa faktúra doručovaná e-mailom odberateľovi (§3.9) vrátila ako nedoručiteľná alebo ju odberateľ označil ako nevyžiadanú; e-mail obsahuje číslo faktúry, obchodné meno odberateľa a jeho e-mailovú adresu;
• n) e-maily pri prevode role hlavného správcu (VOP článok 3.3): žiadosť cieľovému používateľovi, prípadne spojenú s pozvánkou do spoločnosti, a potvrdenie pôvodnému hlavnému správcovi po prijatí; obsahujú meno a e-mailovú adresu druhej strany prevodu a názov spoločnosti;
• o) upozornenie pre spracovateľov oddelenia, ktorému bola pridelená prijatá faktúra, a pre používateľov spomenutých v poznámke k dokumentu (obchodné meno dodávateľa, suma, prípadne úryvok poznámky a meno autora), ak si ich používateľ nevypol; rovnaké upozornenia sa doručujú aj push notifikáciou.
• p) oznámenie o deaktivácii spoločnosti na žiadosť Zákazníka (VOP článok 11.2) hlavnému správcovi a na e-mailovú adresu spoločnosti; obsahuje obchodné meno a DIČ spoločnosti, dátum žiadosti a deaktivácie, deň automatického vymazania faktúr a — ak sú deaktivované všetky spoločnosti hlavného správcu — zostatok peňaženky a postup jeho vrátenia;
• q) potvrdenie o vymazaní všetkých faktúr deaktivovanej spoločnosti (VOP článok 11.2.2) — na žiadosť alebo automaticky 30 dní po deaktivácii — žiadateľovi, hlavnému správcovi a na e-mailovú adresu spoločnosti; obsahuje obchodné meno a DIČ spoločnosti, dátum žiadosti a vymazania a počet vymazaných faktúr;
• r) potvrdenie o vymazaní účtu na e-mailovú adresu vymazaného účtu (§8.2); obsahuje túto adresu a názvy spoločností, v ktorých bol používateľ členom, a je poslednou správou na túto adresu.

Prevádzkové e-maily podľa tohto bodu sa posielajú za rovnakých podmienok každému, kto ich spĺňa, a nie sú marketingovou komunikáciou. Spracúva sa e-mailová adresa príjemcu a údaje potrebné na obsah e-mailu (napríklad zostatok peňaženky alebo obchodné meno dodávateľa). O odoslaní e-mailov podľa písmen d), e), f), h) až n) a p) až r) sa vytvorí záznam v auditnom zázname (§3.4.1), ktorým Služba zabezpečuje, že sa e-mail nepošle opakovane.

3.1.4. Nahlásenie problému. Prihlásený používateľ môže podať požiadavku na podporu formulárom „Nahlásiť problém" v časti Pomoc v užívateľskom rozhraní. Pri podaní hlásenia sa spracúvajú:

• a) text hlásenia;
• b) e-mailová adresa používateľa, na ktorú Poskytovateľ odpovedá;
• c) stránka, na ktorej sa používateľ nachádzal;
• d) spoločnosť, ktorej sa hlásenie týka (spravidla spoločnosť zvolená v aplikácii), v rozsahu obchodné meno a DIČ;
• e) číslo a identifikátor dokumentu otvoreného na stránke, a to iba ak dokument patrí spoločnosti, ktorej je používateľ členom;
• f) údaje o prehliadači (user-agent).

Hlásenie sa uloží ako podporná požiadavka a jeho kópia sa zašle na adresu info@epodatelna24.sk. Jeden používateľ môže podať najviac 5 hlásení za hodinu. O podaní hlásenia sa vytvorí záznam v auditnom zázname, ktorý obsahuje používateľa, spoločnosť a stránku. Hlásenie sa uchováva ako podporná požiadavka podľa §5.

3.1.5. Prihlásenie. Používateľ sa prihlasuje jednorazovým kódom zaslaným e-mailom, odkazom na prihlásenie zaslaným e-mailom alebo účtom Google alebo Apple; heslo sa v Službe nepoužíva a kódy aj odkazy sa zasielajú výlučne e-mailom. Platí:

• a) jednorazový kód má 6 číslic a platí 15 minút; v databáze sa uchováva iba jeho odtlačok (SHA-256) spolu s e-mailovou adresou, na ktorú bol zaslaný; po 5 nesprávnych pokusoch kód prestane platiť a používateľ si vyžiada nový;
• b) účet sa vytvorí až po úspešnom overení kódu; samotná žiadosť o kód účet nevytvára;
• c) odkaz na prihlásenie platí 24 hodín a možno ho použiť raz; uchováva sa iba odtlačok jeho tokenu;
• d) proti uhádnutiu kódu Služba obmedzuje počet žiadostí a pokusov (najviac 3 kódy na jednu e-mailovú adresu za 5 minút, 10 žiadostí z jednej IP adresy za minútu, 5 pokusov o overenie pre kombináciu e-mailovej adresy a IP adresy za 5 minút a 100 pokusov z jednej IP adresy za 15 minút); počítadlá sa vedú v databáze podľa e-mailovej adresy a IP adresy a odstraňujú sa po uplynutí dvoch dní od začiatku časového okna;
• e) prihlásená relácia je uložená v cookie, ktorú nemôže čítať skript v prehliadači (httpOnly); tlačidlo „Odhlásiť" ukončí reláciu na všetkých zariadeniach používateľa;
• f) o zaslaní kódu, o jeho overení, o neúspešnom overení, o prekročení počtu pokusov, o prihlásení (vrátane spôsobu prihlásenia) a o odhlásení sa vytvorí záznam v auditnom zázname; záznam o zaslaní kódu, overení a prihlásení obsahuje IP adresu a typ prehliadača.

3.2. Údaje o zákazníkoch (právnických osobách)

3.2.1. Zdroje údajov o spoločnosti. Identifikačné údaje spoločnosti prijímame z registrácie zákazníka u Finančnej správy SR (systém PDS) a od používateľa. Na pokyn používateľa (tlačidlo „Načítať z registra") ich Služba predvyplní z verejných registrov — Registra účtovných závierok (registeruz.sk, Ministerstvo financií SR) a Registra právnických osôb (Štatistický úrad SR) — výlučne pre spoločnosť, ktorej DIČ sa zhoduje s DIČ z registrácie; používateľ predvyplnené údaje pred uložením potvrdzuje. Pri overovaní, či je odberateľ dohľadateľný v sieti Peppol, Služba používa verejné adresáre siete Peppol (SML/SMP) a register poskytovateľov Finančnej správy SR.

3.2.2. Overenie IČ DPH v systéme VIES. Pri aktivácii spoločnosti a pri otvorení sekcie Odoslané faktúry, ak overenie ešte neprebehlo alebo sa ho predtým nepodarilo dokončiť, Služba odošle do systému VIES Európskej komisie číslo v tvare „SK" + DIČ spoločnosti. Služba uchováva čas overenia, výsledok (registrované, neregistrované alebo bez odpovede) a — ak ich systém VIES vráti — názov a overené IČ DPH. Výsledok overenia sa používa výlučne na to, aby Služba používateľovi navrhla IČ DPH; bez potvrdenia používateľa sa do profilu spoločnosti ani na faktúry nezapisuje. Ak používateľ potvrdí, že spoločnosť nie je platiteľom DPH (voľba „Nie som platiteľ DPH"), Služba uchová čas potvrdenia a používateľa, ktorý ho urobil. Systém VIES nie je sprostredkovateľom Prevádzkovateľa; odovzdáva sa mu iba číslo v tvare „SK" + DIČ.

3.2.3. Použitie e-mailovej adresy spoločnosti. E-mailová adresa spoločnosti (spravidla adresa z registrácie u Finančnej správy SR) sa používa:

• a) na notifikácie o prijatých dokumentoch, iba ak sa do spoločnosti ešte nepripojil žiadny používateľ, ktorému by sa notifikácia posielala; ak si notifikácie vypol niektorý Administrátor spoločnosti alebo Operátor, na e-mailovú adresu spoločnosti sa neposielajú;
• b) na oznámenie o doručení odoslanej faktúry, ak ho vlastník peňaženky nevypol;
• c) na jednorazovú prevádzkovú pripomienku po 14 dňoch od aktivácie (VOP §10.1 písm. f);
• d) ako predvolený kontaktný e-mail, ktorý systém Hekaton predvyplní na faktúre, ak spoločnosť v Službe nevyplnila iný kontaktný e-mail pre faktúry (§3.10.2 písm. b).

3.2.4. Platby za dobitie peňaženky. Peňaženka sa dobíja QR platbou (VOP článok 5). Pre každé dobitie Služba vytvorí platobný odkaz (suma, referencia platby, čas vytvorenia, používateľ, ktorý ho vytvoril) platný 24 hodín; jedno dobitie je najmenej 0,05 EUR a najviac 100,00 EUR a jeden používateľ môže dokončiť najviac 10 dobití za 24 hodín. Prijatie platby oznamuje Službe platobná integrácia KVERKOM (§6.5); z oznámenia Služba uchováva pri transakcii peňaženky sumu, referenciu platby, čas prijatia, kontrolný odtlačok oznámenia a číslo účtu Poskytovateľa, na ktorý platba prišla. Meno platiteľa ani číslo účtu platiteľa Služba z oznámenia nečíta ani neuchováva. Ak na jeden platobný odkaz príde platba dvakrát alebo v inej sume, Služba sumu nepripíše automaticky, ale vytvorí záznam nahlásenej platby (VOP článok 6.9) s e-mailovou adresou vlastníka peňaženky, sumou a referenciou, upozorní vlastníka peňaženky e-mailom (§3.1.3 písm. j) a nahlásenú platbu vyrieši poverený pracovník Poskytovateľa.

3.3. Údaje obsiahnuté v dokumentoch (faktúrach)

V prijatých aj odoslaných faktúrach a dobropisoch sa môžu nachádzať osobné údaje fyzických osôb (napr. meno kontaktnej osoby na strane dodávateľa alebo odberateľa). Tieto údaje spracúvame v role sprostredkovateľa v mene zákazníka. Účelom je výlučne sprístupnenie dokumentov zákazníkovi a doručenie notifikácií.

Pri odoslaných dokumentoch dodatočne uchovávame Peppol SBDH potvrdenie o doručení (Standard Business Document Header) vystavené prístupovým bodom adresáta — ide o štruktúrované XML potvrdenie veľkosti typicky 5–20 KB, ktoré slúži ako dôkaz doručenia pre prípad sporu a ako podklad pre audit Poskytovateľa ako Peppol prístupového bodu. SBDH potvrdenie obsahuje technické identifikátory prístupových bodov odosielateľa a adresáta, časovú pečiatku doručenia a referenciu na dokument; neobsahuje samotný obsah faktúry ani osobné údaje fyzických osôb nad rámec údajov už uvedených v samotnom dokumente.

Pri odoslanej faktúre prevzatej do starostlivosti Služba vyhotovuje dva podpísané doklady podľa VOP článku 15.7 písm. c):

• a) podací lístok — potvrdenie o prevzatí do starostlivosti; obsahuje údaje o Poskytovateľovi, údaje o odosielateľovi a odberateľovi prevzaté z dokumentu (obchodné meno, DIČ), číslo faktúry, odtlačok SHA-256 XML súboru faktúry a čas prevzatia do starostlivosti;
• b) doručenka — potvrdenie o doručení odberateľovi cez sieť Peppol; obsahuje údaje podacieho lístka, priebeh doručenia (čas prvého a posledného pokusu o odovzdanie, počet pokusov, čas doručenia, prístupový bod odberateľa) a odtlačok SHA-256 potvrdenia o prijatí, ktoré vydal prístupový bod odberateľa.

Podací lístok a doručenku Služba vyhotovuje z údajov uchovávaných pri dokumente, každý raz; vyhotovený doklad sa uloží pri dokumente a ďalej sa nemení. Sú dostupné pri dokumente a pri zapnutom Cieľovom úložisku sa doň doručujú spolu s dokumentom (§3.6). K doručenke Služba pripája aj pôvodné potvrdenie o prijatí, ktoré vydal prístupový bod odberateľa.

K podpisu každého dokladu Služba získava časovú pečiatku nezávislej autority (RFC 3161) podľa VOP článku 15.7 písm. c); pečiatku vydáva verejná služba časových pečiatok spoločnosti DigiCert, Inc. (USA). Autorite časovej pečiatky sa odosiela výlučne odtlačok SHA-256 podpisu dokladu a náhodné číslo; obsah dokladu ani žiadne osobné údaje sa jej neodovzdávajú, preto nie je sprostredkovateľom Poskytovateľa (§6.3). Vydanú pečiatku Služba uchováva pri doklade. Odtlačok verejného kľúča, ktorým Poskytovateľ doklady podpisuje, je zverejnený vo VOP a v DNS zázname domény epodatelna24.sk.

Pravosť dokladu môže ktokoľvek bez prihlásenia overiť na stránke https://www.epodatelna24.sk/overit-podaci-listok. Nahraný súbor dokladu (PDF alebo JSON) Služba iba prečíta, overí podpis, časovú pečiatku a zhodu kľúča s DNS záznamom a súbor neuchováva; ak návštevník vloží aj XML faktúry, jeho odtlačok sa vypočíta v prehliadači návštevníka a XML sa na server neodosiela. IP adresa návštevníka sa použije iba na obmedzenie počtu overení (30 za minútu) v počítadle podľa §3.1.5 písm. d).

3.4. Audit log a režim „pozerať ako" (impersonation)

3.4.1. Pre účely bezpečnosti, riešenia incidentov a podpory zákazníkov vedie Služba auditný záznam dôležitých operácií (CEF formát). Záznam obsahuje identifikátor používateľa, časovú pečiatku, IP adresu, typ udalosti a kontextové detaily v JSON. Pri odosielaní dokumentov záznam obsahuje aj rozhodnutie o prevzatí do starostlivosti a jeho dôvod, identifikátory odosielateľa a príjemcu uvedené v dokumente, porušené pravidlá validácie a — pri rozhraní API (VOP článok 22) — každý pokus o odovzdanie vrátane textu oznámeného Zákazníkovi; pri neúspešnom odovzdaní prístupovému bodu aj výsledok jeho kontroly. Obsah dokumentu, ktorý Služba do starostlivosti neprevzala, sa neuchováva.

IP adresa a typ prehliadača sa do záznamu zapisujú pri udalostiach vyvolaných požiadavkou používateľa alebo návštevníka (najmä prihlásenie a zasielanie kódov podľa §3.1.5, prijatie pozvánky, žiadosť o aktivačný odkaz podľa §3.1.2, žiadosť o novú pozvánku podľa §3.1.3 písm. f), pripojenie Cieľového úložiska, neúspešné odovzdanie cez rozhranie API); záznamy vytvorené systémom (napríklad spracovanie dokumentu alebo odoslanie prevádzkového e-mailu) IP adresu neobsahujú. Každý záznam má úroveň závažnosti (informácia, upozornenie, chyba, kritická udalosť); záznamy úrovne chyba a kritická udalosť sa oznamujú prevádzkovému tímu Poskytovateľa (§6.4). Kritickou udalosťou je odmietnutá žiadosť o aktivačný odkaz podľa §3.1.2 a trvalé zlyhanie registrácie spoločnosti v sieti Peppol.

3.4.2. Režim „pozerať ako" (impersonation). Hlavný administrátor Poskytovateľa (super-admin) má pre účely podpory a riešenia incidentov možnosť dočasne sa „pozerať ako" konkrétny používateľ. Pri tomto režime:

• a) Služba zobrazuje údaje a nastavenia cieľového používateľa; zmeny profilu a nastavení notifikácií uložené v režime „pozerať ako" sa vzťahujú na cieľového používateľa;
• b) každý záznam v auditnom zázname vytvorený počas režimu „pozerať ako" uvádza ako aktéra pôvodného super-admina (nie cieľového používateľa) a obsahuje aj identifikátor cieľového používateľa, takže audit trail vždy odzrkadľuje, kto akciu skutočne vykonal;
• c) v užívateľskom rozhraní je počas celého trvania režimu zobrazený jasný vizuálny indikátor (žltá lišta v hornej časti dashboardu);
• d) režim sa technicky realizuje HMAC-podpísanou cookie s platnosťou 8 hodín;
• e) udalosti zapnutia a vypnutia režimu sa zapisujú do audit logu (IMPERSONATION_STARTED, IMPERSONATION_STOPPED);
• f) cookie platí iba pre super-admina, ktorý režim zapol; cookie iného super-admina Služba ignoruje a odstráni so záznamom v auditnom zázname; režim sa vzťahuje aj na požiadavky užívateľského rozhrania na rozhranie Služby, nie na mobilnú aplikáciu; režim sa ukončí aj odhlásením super-admina.

3.4.3. Tento režim je určený výlučne na podporu zákazníka pri jeho explicitnej alebo odôvodnenej požiadavke, prípadne na riešenie ohlásených bezpečnostných incidentov. Použitie režimu mimo týchto účelov je interne zakázané a kontrolované.

3.4.4. Zmena prihlasovacej e-mailovej adresy na žiadosť. Ak používateľ stratil prístup k pôvodnej e-mailovej schránke, môže hlavný administrátor Poskytovateľa na jeho overenú žiadosť zmeniť prihlasovaciu e-mailovú adresu jeho účtu. Zmena sa zaznamená v auditnom zázname a oznámi sa e-mailom na pôvodnú aj novú adresu.

3.5. Peppol Directory (verejný zoznam účastníkov siete)

3.5.1. Sieť Peppol prevádzkuje verejne dostupný zoznam účastníkov — Peppol Directory (https://directory.peppol.eu) — ktorý slúži na to, aby si akýkoľvek odosielateľ mohol overiť, či je daný príjemca pripojený do siete Peppol a aké typy dokumentov dokáže prijímať.

3.5.2. Pre Zákazníka, ktorý má aktivovanú schránku v režime Plná schránka alebo Iba prijímanie (článok 15 VOP), môže byť v Peppol Directory zverejnený:

• a) obchodné meno spoločnosti;
• b) Peppol identifikátor (zvyčajne odvodený od IČO alebo DIČ);
• c) krajina sídla;
• d) zoznam podporovaných typov dokumentov (doctype identifikátory).

Nezverejňujú sa žiadne osobné údaje fyzických osôb (mená kontaktných osôb, e-maily, telefónne čísla) ani obsah dokumentov.

3.5.3. Údaje do Peppol Directory zverejňuje prevádzkovateľ prístupového bodu (Ionite B.V.) v úlohe Peppol Service Provider, na základe povinnosti vyplývajúcej z pravidiel siete Peppol (OpenPeppol Internal Regulations §4.8). Akceptáciou týchto Zásad pri aktivácii je Zákazník o tejto skutočnosti informovaný.

3.5.4. Námietka proti zverejneniu. Ak Zákazník nesúhlasí so zverejnením v Peppol Directory, môže požiadať o odstránenie zápisu na info@epodatelna24.sk. Zákazník berie na vedomie, že odstránenie z Peppol Directory môže obmedziť schopnosť iných subjektov nájsť Zákazníka pri odosielaní dokumentov — v takom prípade musí Peppol identifikátor distribuovať mimo Directory (napríklad e-mailom dodávateľom).

3.6. Cieľové úložiská (voliteľné automatické doručovanie do cloudu zákazníka)

3.6.1. Zákazník si môže prostredníctvom Služby aktivovať voliteľnú funkciu automatického doručovania prijatých (a podľa nastavenia aj odoslaných) dokumentov do externého cieľového úložiska vo svojom vlastníctve — typicky cloudového úložiska tretej strany (Microsoft OneDrive, Google Drive, ďalší poskytovatelia podľa VOP §17.4). Podrobnú právnu úpravu tejto funkcie obsahuje článok 17 VOP. Cieľové úložisko môže pripojiť ktorýkoľvek používateľ Služby; patrí používateľovi, ktorý ho pripojil (vlastník Cieľového úložiska), a iba on ho môže upraviť, pozastaviť, znova pripojiť alebo odpojiť. Do Cieľového úložiska hlavného správcu sa doručujú dokumenty všetkých spoločností, ktorých je hlavným správcom.

3.6.2. GDPR rola. Pri aktivácii Cieľového úložiska sa Zákazník stáva prevádzkovateľom (data controller) vo vzťahu k osobným údajom obsiahnutým v doručených dokumentoch voči poskytovateľovi tohto úložiska (napríklad Microsoft, Google). Predmetné spracúvanie sa uskutočňuje na základe priameho pokynu Zákazníka udeleného prostredníctvom OAuth súhlasu pri pripojení úložiska.

3.6.2a. Cieľové úložisko iného používateľa ako hlavného správcu. Do Cieľového úložiska používateľa, ktorý nie je hlavným správcom spoločnosti, sa doručujú dokumenty spoločností, v ktorých má tento používateľ rolu Administrátor spoločnosti alebo Operátor a ktoré má pre toto úložisko zapnuté; vlastník Cieľového úložiska ich môže jednotlivo zapnúť aj vypnúť a používateľ s rolou Spracovateľ si doručovanie zapnúť nemôže. Takéto Cieľové úložisko môže byť aj osobným úložiskom používateľa, a zapnutím spoločnosti sa preto dokumenty spoločnosti vrátane osobných údajov v nich dostávajú k poskytovateľovi tohto úložiska. O tom, kto má v spoločnosti rolu Administrátor spoločnosti alebo Operátor, a teda kto môže takto doručovanie dokumentov spoločnosti nastaviť, rozhoduje Zákazník. Po skončení členstva používateľa v spoločnosti sa dokumenty tejto spoločnosti do jeho Cieľového úložiska ďalej nedoručujú. Od 25. 10. 2026 sú pri novo pripojenom Cieľovom úložisku v OneDrive alebo Google Drive tieto spoločnosti predvolene zapnuté; do tohto dňa sa žiadna z nich predvolene nezapína. Pre e-mailový archív (§3.7) sa spoločnosti predvolene nezapínajú.

3.6.3. Poskytovateľ úložiska NIE JE sub-sprostredkovateľom Poskytovateľa. Microsoft / Google (alebo iný zvolený poskytovateľ úložiska) nevystupuje v sprostredkovateľskom reťazci Poskytovateľa služby ePodatelna24 v zmysle čl. 28 GDPR. Z tohto dôvodu sa neuvádza ani v Prílohe č. 1 DPA medzi sub-sprostredkovateľmi Poskytovateľa.

3.6.4. Zmluvný vzťah s poskytovateľom úložiska (napríklad Microsoft Services Agreement, Microsoft Data Protection Addendum, Google Workspace Terms of Service, Google Cloud Data Processing Addendum) má Zákazník uzavretý priamo s tretí stranou, nie prostredníctvom Poskytovateľa. Zákazník je oprávnený a zodpovedný za:

• a) primerané informovanie dotknutých osôb (najmä svojich klientov a kontaktných osôb dodávateľov), že ich osobné údaje môžu byť spracúvané poskytovateľom Cieľového úložiska;
• b) uzatvorenie prípadných ďalších zmlúv o spracúvaní osobných údajov s poskytovateľom úložiska (najmä DPA pre business-tier účty Microsoft 365 / Google Workspace);
• c) overenie, či poskytovateľ úložiska poskytuje primeranú úroveň ochrany osobných údajov pri prenose do tretích krajín, ak je takýto prenos súčasťou jeho služby.

3.6.5. Údaje, ktoré Poskytovateľ uchováva v súvislosti s Cieľovým úložiskom. Poskytovateľ uchováva výlučne:

• a) šifrovaný obnovovací token (refresh token) potrebný na opakované doručovania; šifrovanie je vykonané symetrickým algoritmom AES-256-GCM s verziovaným kľúčom, ktorý je prístupný iba serverovým komponentom Služby;
• b) konfiguráciu Cieľového úložiska (typ poskytovateľa, identifikátor účtu Zákazníka u poskytovateľa, zvolený koreňový priečinok);
• c) doručovací záznam (delivery log) — pre každý úspešne doručený dokument záznam {dokument, destinácia, čas doručenia, vzdialený identifikátor súboru}.

Poskytovateľ neuchováva kópie dokumentov nad rámec ich uloženia podľa článku 16 VOP, ani prístupové tokeny v dešifrovanej podobe.

3.6.6. Odpojenie a vymazanie. Vlastník Cieľového úložiska (§3.6.1) ho môže kedykoľvek odpojiť v užívateľskom rozhraní (Nastavenia → Archivácia). Pri odpojení Poskytovateľ odstráni šifrovaný obnovovací token zo svojich databáz (v zmysle odvolania súhlasu Zákazníka). Doručovací záznam môže byť zachovaný pre účely audit-trailu. Dokumenty už doručené do Cieľového úložiska zostávajú v správe Zákazníka podľa pravidiel daného poskytovateľa úložiska — ich vymazanie z úložiska musí Zákazník vykonať samostatne v rozhraní daného poskytovateľa.

3.6.7. Doplnenie starších dokumentov. Keď je Cieľové úložisko pripravené na doručovanie (po pripojení a zvolení priečinka), po jeho obnovení z pozastavenia, po opätovnom pripojení a po zapnutí ďalšej spoločnosti Služba doň doplní všetky dokumenty príslušných spoločností, ktoré v ňom ešte nie sú a ktoré Služba ešte uchováva, vrátane starších faktúr podľa VOP článku 16 a dokumentov, ktoré sa nedoručili počas pozastavenia alebo poruchy úložiska. Odoslané faktúry sa doplňujú iba pri zapnutej voľbe „Zahrnúť odoslané faktúry", a to spolu s podacím lístkom a doručenkou (§3.3). Doplňujú sa iba dokumenty, za ktoré bola uhradená cena podľa VOP článku 4. Doplnenie podľa tohto bodu sa vzťahuje na spoločnosti, ktorých je vlastník Cieľového úložiska hlavným správcom; na spoločnosti zapnuté podľa §3.6.2a sa vzťahuje od 25. 10. 2026.

3.7. Pravidelný e-mailový digest s priloženým ZIP archívom

3.7.1. Zákazník si môže prostredníctvom Služby aktivovať pravidelný (denný alebo týždenný) e-mailový digest, v ktorom Služba zostaví ZIP archív obsahujúci XML aj PDF každej faktúry prijatej (a podľa nastavenia aj odoslanej) v zvolenom období a doručí ho na nastavenú e-mailovú adresu. Funkciu právne upravuje článok 20 VOP.

3.7.2. Údaje, ktoré v rámci digestu spracúvame:

• a) cieľová e-mailová adresa zvolená Zákazníkom (môže byť odlišná od kontaktnej e-mailovej adresy);
• b) zvolená frekvencia (denne / týždenne) a posledné úspešné odoslanie (pre výpočet inkrementálneho výberu „od posledného odoslania" podľa VOP §20.4);
• c) kópie samotných UBL/XML a PDF dokumentov za príslušné obdobie, zostavené do ZIP archívu výlučne pre účely jeho doručenia.

3.7.3. Doručenie ZIP archívu — dve cesty.

• a) Príloha k e-mailu (predvolene). Ak je ZIP menší alebo rovný 18 MB, archív sa pripojí priamo k e-mailu odoslanému cez sprostredkovateľa transakčného e-mailu (Resend — pozri §6.2 a DPA, Príloha č. 1). Po doručení e-mailu Poskytovateľ ZIP nikde dlhodobo neuchováva.
• b) Odkaz na stiahnutie pri veľkom ZIP-e. Ak ZIP presahuje 18 MB, Poskytovateľ ho nahrá na Vercel Blob storage (EÚ, Frankfurt — pozri §6.1) do súkromného úložiska a v e-maile pošle Zákazníkovi odkaz s neuhádnuteľným náhodným identifikátorom v ceste (256-bitová entropia). Archív je na stiahnutie 14 dní od odoslania e-mailu s odkazom; po uplynutí tejto lehoty ho Služba z úložiska automaticky odstráni a odkaz namiesto archívu oznámi, že jeho platnosť uplynula. Skôr ho Poskytovateľ odstráni na žiadosť podľa §3.7.6. Účelom je vyhnúť sa zlyhaniam doručenia e-mailu z dôvodu prekročenia limitov prílohy u poskytovateľov e-mailovej schránky (Gmail 25 MB, Outlook 20 MB).

3.7.4. Bezpečnosť. E-mail prenášaný cez Resend nie je end-to-end šifrovaný — Zákazník by mal pre osobitne citlivý obsah preferovať Cieľové úložisko podľa §3.6 (kde sú dáta šifrované pri prenose aj v cieli). Odkaz podľa §3.7.3 písm. b) vydá archív iba po prihlásení do Služby používateľom, ktorý e-mailový digest pripojil (VOP článok 20.8), a iba kým je archív v úložisku; Zákazník je napriek tomu povinný chrániť e-mail s odkazom rovnako ako akýkoľvek iný e-mail obsahujúci finančné dáta.

3.7.5. GDPR rola. Aktivácia e-mailového digestu je pokynom Zákazníka Službe (sprostredkovateľovi) doručiť kópie dokumentov na ním zvolenú e-mailovú adresu. Zákazník je výlučne zodpovedný za to, že:

• a) e-mailová adresa, ktorú zadal, je pod jeho kontrolou alebo pod kontrolou ním poverenej osoby (napríklad jeho účtovník);
• b) adresát je oprávnený spracúvať osobné údaje obsiahnuté v dokumentoch v rámci ich obvyklého účtovného spracovania;
• c) na strane e-mailovej schránky adresáta sú vhodné technické a organizačné opatrenia (najmä zabezpečenie heslom, viacfaktorová autentifikácia, retenčné pravidlá).

3.7.6. Odpojenie. Používateľ, ktorý e-mailový digest pripojil, ho môže kedykoľvek odpojiť v užívateľskom rozhraní (Nastavenia → Archivácia). Odpojenie zastavuje budúce odosielanie; už odoslané e-maily ani aktívne 14-dňové odkazy na stiahnutie sa neodvolávajú — Zákazník je oprávnený požiadať o predčasné odstránenie konkrétneho ZIP archívu z Vercel Blob storage na info@epodatelna24.sk.

3.8. Prílohy k e-mailovej notifikácii o novom dokumente

3.8.1. Pri notifikácii o prijatí novej faktúry (VOP §10.1 písm. c) Služba predvolene prikladá k e-mailu kópiu prijatého dokumentu — úplný pôvodný UBL/XML (vrátane jeho prípadných vnorených príloh) a vyrendrované PDF. Účelom je umožniť príjemcovi spracovať dokument priamo z e-mailu (najmä pri automatizovanom spracovaní príloh) bez prihlásenia do aplikácie. Funkciu právne upravuje článok 10 VOP.

3.8.2. Údaje, ktoré e-mail obsahuje. Prílohy môžu obsahovať osobné údaje fyzických osôb v rozsahu, v akom sa nachádzajú v samotnej faktúre a jej vnorených prílohách (napr. meno kontaktnej osoby dodávateľa alebo odberateľa). Tieto údaje spracúvame v role sprostredkovateľa v mene zákazníka; iné metaúdaje ani interné údaje Služby sa do e-mailu nepridávajú.

3.8.3. Rozsah a limity. Prílohy sa prikladajú iba k spoplatneným dokumentom (peňaženka mala dostatočný kredit); pri nedostatku kreditu alebo ak celková veľkosť príloh presiahne 20 MB, sa prílohy nepriložia a dokument zostáva dostupný v aplikácii (e-mail na to upozorní).

3.8.4. Bezpečnosť. E-mail sa doručuje cez sprostredkovateľa transakčného e-mailu (Resend — pozri §6 a DPA, Príloha č. 1) a nie je end-to-end šifrovaný. Zákazník je povinný chrániť e-mail obsahujúci faktúru rovnako ako akýkoľvek iný e-mail s finančnými dátami; pre osobitne citlivý obsah odporúčame priloženie príloh vypnúť (§3.8.5) a použiť Cieľové úložisko podľa §3.6 (kde sú dáta šifrované pri prenose aj v cieli).

3.8.5. Vypnutie (opt-out). Zákazník môže priloženie XML a PDF kedykoľvek vypnúť v sekcii Dashboard → Nastavenia → Notifikácie (prepínač „Priložiť XML a PDF"). Vypnutie sa vzťahuje na jeho účet a platí pre budúce notifikácie; samotná notifikácia sa aj naďalej zasiela, len bez príloh.

3.9. Doručenie odoslanej faktúry e-mailom odberateľovi na pokyn Zákazníka

3.9.1. Čo sa deje. Ak Zákazník dá Službe výslovný pokyn (tlačidlom pri dokumente, voľbou vo vystavujúcom systéme alebo parametrom rozhrania), Poskytovateľ doručí faktúru e-mailom priamo odberateľovi mimo siete Peppol (podrobne VOP čl. 15.6). Bez takého pokynu Poskytovateľ faktúru e-mailom nikdy neodosiela — adresu odberateľa iba predvyplní na prípadné použitie.

3.9.2. Aké údaje sa spracúvajú. E-mailová adresa odberateľa a obsah faktúry (PDF a XML). Adresu zadáva Zákazník; Služba mu ju predvyplní z údajov odovzdaných systémom, v ktorom bola faktúra vystavená, alebo z kontaktného e-mailu odberateľa uvedeného priamo vo faktúre (pole BT-43 podľa EN 16931). Zadaná adresa sa uchováva pri príslušnom dokumente a zapisuje sa do poľa BT-43 doručovaného XML, aby bolo zrejmé, kam bola faktúra doručená; pôvodné XML zostáva uchované. Ako adresa pre odpoveď (Reply-To) sa v e-maile uvedie kontaktný e-mail pre faktúry spoločnosti Zákazníka, a ak nie je vyplnený, e-mailová adresa spoločnosti (§3.2.3), aby odberateľ odpovedal priamo Zákazníkovi. Pri dokumente sa uchováva identifikátor odoslanej správy a údaj, komu a s akými prílohami bola doručená.

3.9.3. Kto je v akej pozícii. Príjemcom údajov je odberateľ Zákazníka — teda ten istý subjekt, ktorému by faktúra bola doručená cez sieť Peppol; mení sa iba prepravná cesta. Vo vzťahu k údajom svojich odberateľov je prevádzkovateľom Zákazník; Poskytovateľ ich spracúva ako sprostredkovateľ na základe pokynu Zákazníka (odoslanie faktúry) a v rozsahu DPA.

3.9.4. Právny základ. Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR — plnenie zmluvy so Zákazníkom (doručenie ním vystavenej faktúry), resp. oprávnený záujem na doručení obchodnej korešpondencie. Nejde o marketingovú komunikáciu.

3.9.5. Bezpečnosť a limity. E-mail sa doručuje cez sprostredkovateľa transakčného e-mailu (Resend — pozri §6 a DPA, Príloha č. 1) a nie je end-to-end šifrovaný. Ak schránka odberateľa e-mail odmietne alebo odberateľ označí e-mail ako nevyžiadaný, sprostredkovateľ transakčného e-mailu to Službe oznámi; Služba pri dokumente uloží čas a dôvod nedoručenia spolu s adresou, dokument sa vráti do stavu chyby, na e-mailovú adresu spoločnosti Zákazníka sa zašle upozornenie (§3.1.3 písm. m) a Zákazník môže adresu opraviť a doručenie zopakovať. O nedoručení sa vytvorí záznam v auditnom zázname s úrovňou závažnosti chyba, ktorého detaily vrátane e-mailovej adresy odberateľa sa doručia aj prevádzkovému tímu Poskytovateľa (§6.4). Iné informácie o e-mailoch (napríklad otvorenie alebo kliknutie) Služba od sprostredkovateľa transakčného e-mailu neprijíma ani neuchováva. Doručenie e-mailom je pre Zákazníka bezplatné a nevzniká pri ňom žiadny záznam odovzdávaný finančnej správe.

3.9.6. Zodpovednosť za správnosť adresy. Adresu odberateľa zadáva alebo do faktúry uvádza Zákazník (prípadne systém, v ktorom faktúru vystavil). Poskytovateľ overuje iba formálnu správnosť adresy, nie to, či patrí správnej osobe. Zákazník zodpovedá za to, že adresa je správna a že je oprávnený ju na tento účel použiť.

3.10. Prepojený fakturačný systém Hekaton

3.10.1. Čo sa deje. Zákazník môže faktúru vystaviť v fakturačnom systéme Hekaton (hekaton.sk), ktorý prevádzkuje Poskytovateľ ako samostatnú službu, priamo z prostredia Služby a odovzdať ju Službe na odoslanie cez sieť Peppol (podrobne VOP článok 24). Prepojenie sa použije výlučne na pokyn používateľa (stlačením tlačidla „Vytvoriť faktúru cez Hekaton"); bez tohto pokynu Služba do systému Hekaton žiadne údaje neodovzdáva.

3.10.2. Aké údaje odovzdávame do systému Hekaton. Pri každom použití Služba odovzdá krátkodobo platný podpísaný záznam (platnosť 5 minút) obsahujúci:

• a) e-mailovú adresu používateľa, ktorý tlačidlo stlačil, a jeho identifikátor v Službe;
• b) údaje zvolenej spoločnosti Zákazníka evidované v Službe: obchodné meno, DIČ, IČO, Peppol identifikátor, sídlo a krajinu a — ak sú v Službe vyplnené — IČ DPH, obchodný názov, právnu formu, doplňujúce riadky adresy a región, telefón, IBAN a BIC, meno kontaktnej osoby a kontaktný e-mail pre faktúry; ak kontaktný e-mail pre faktúry nie je vyplnený, odovzdá sa namiesto neho e-mailová adresa spoločnosti (§3.2.3), spravidla adresa z registrácie u Finančnej správy SR. Meno kontaktnej osoby a kontaktný e-mail systém Hekaton predvyplní na faktúre (polia BT-41 a BT-43 podľa EN 16931), ktorú dostane odberateľ;
• c) ak používateľ v Službe vopred zvolil odberateľa, identifikačné údaje tohto odberateľa (názov, DIČ, Peppol identifikátor, adresa).

Účelom je predvyplnenie faktúry v systéme Hekaton. Údaje podľa písmena a) sú osobné údaje používateľa; údaje podľa písmen b) a c) sú údaje právnických osôb, pri ktorých osobné údaje vznikajú iba výnimočne (napríklad meno fyzickej osoby — podnikateľa v obchodnom mene), s výnimkou mena kontaktnej osoby a kontaktného e-mailu podľa písmena b), ktoré môžu byť osobnými údajmi.

3.10.3. Aké údaje prijímame zo systému Hekaton. Po vystavení faktúry systém Hekaton odovzdá Službe XML faktúry (UBL 2.1), údaje odberateľa (názov, DIČ, Peppol identifikátor, prípadne e-mailovú adresu pre doručenie podľa §3.9) a identifikátor faktúry v systéme Hekaton spolu s odkazom na ňu. Osobné údaje obsiahnuté vo faktúre spracúvame ako sprostredkovateľ Zákazníka podľa DPA (§2 písm. B). Systém Hekaton dostane od Služby jednorazovú odpoveď (stav odovzdania a odkaz na detail faktúry v Službe); o ďalšom priebehu doručenia sa neinformuje.

3.10.4. Kto je v akej pozícii. Systém Hekaton prevádzkuje Poskytovateľ; odovzdanie údajov podľa §3.10.2 je prenosom medzi dvoma službami toho istého prevádzkovateľa, nie sprístupnením tretej strane, a do sprostredkovateľského reťazca nevstupuje žiadny ďalší subjekt (systém Hekaton sa preto neuvádza v Prílohe č. 1 DPA). Poskytovateľ je prevádzkovateľom vo vzťahu k údajom používateľa podľa §3.10.2 písm. a) a sprostredkovateľom Zákazníka vo vzťahu k obsahu odovzdaných faktúr; v systéme Hekaton platia pre používateľa navyše zásady ochrany osobných údajov systému Hekaton.

3.10.5. Právny základ. Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR — plnenie zmluvy so Zákazníkom (vystavenie a odoslanie faktúry na jeho pokyn). Odovzdanie údajov do systému Hekaton je krokom, ktorý používateľ sám iniciuje.

3.10.6. Uchovávanie. Podpísaný záznam podľa §3.10.2 stráca platnosť po 5 minútach; systém Hekaton však môže faktúru vystavenú na jeho základe odovzdať Službe do 7 dní od stlačenia tlačidla, a to iba raz. Počas tejto lehoty môže systém Hekaton od Služby vyžiadať aj cenu za odoslanie so zľavou a zostatok peňaženky, z ktorej sa odoslanie hradí, a overiť, či je odberateľ dohľadateľný v sieti Peppol. Evidenciu pokynu (identifikátor pokynu, používateľ, spoločnosť, čas, prístupový kľúč, ktorým systém Hekaton odovzdanie podpisuje, a výsledok) Poskytovateľ uchováva pre účely riešenia sporov o doručenie a zamedzenia duplicitného odoslania: pokyn, na ktorý faktúra neprišla, sa odstraňuje po uplynutí 7 dní od stlačenia tlačidla (t. j. so skončením lehoty na odovzdanie faktúry), pokyn, na ktorý faktúra prišla, po 30 dňoch od vytvorenia. Záznam o každom odovzdaní zostáva v audit logu (§3.4). Prijatá faktúra podlieha zobrazovaciemu oknu a retencii podľa VOP článok 16 rovnako ako faktúra nahraná ručne.

3.10.7. Prenos. Prepojenie samo osebe nezahŕňa žiadny prenos údajov do tretej krajiny — Služba komunikuje priamo so systémom Hekaton, ktorý Poskytovateľ prevádzkuje v EÚ. Podrobnosti spracúvania v systéme Hekaton upravujú zásady ochrany osobných údajov systému Hekaton, s ktorými sa používateľ oboznamuje pri jeho používaní.

3.11. Verejný asistent k e-fakturácii

3.11.1. Čo sa deje. Na webovej stránke Poskytovateľa (/e-faktura-ai-asistent) je bez prihlásenia dostupný asistent, ktorý odpovedá na otázky o e-fakturácii na základe verejných podkladov (zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, pravidlá Peppol BIS a EN 16931, oficiálne informácie Finančnej správy SR). Odpoveď zostavuje jazykový model z vyhľadaných podkladov.

3.11.2. Aké údaje sa spracúvajú. Text otázky (uchováva sa bez väzby na návštevníka a môže byť zobrazený ostatným návštevníkom ako často kladená otázka), počet položení a „páči sa mi"; IP adresa návštevníka sa používa v odvodenej (hašovanej) podobe výlučne na obmedzenie počtu otázok a na to, aby sa jedno „páči sa mi" započítalo raz. Návštevníkom odporúčame do otázky neuvádzať osobné údaje.

3.11.3. Právny základ a uchovávanie. Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (oprávnený záujem na sprístupnení informácií a ochrane služby pred zneužitím). Záznam o obmedzení počtu otázok zaniká po uplynutí časového okna; otázky návštevníkov, ktoré nezískali ohlas, Poskytovateľ pravidelne odstraňuje.

3.12. Oznámenia o udalostiach na adresu Zákazníka (webhook)

3.12.1. Čo sa deje. Vlastník peňaženky môže podľa VOP článku 22.11 nastaviť jednu adresu (URL) svojho systému, na ktorú Služba posiela oznámenia o doručení odoslanej faktúry, o definitívnom zlyhaní odoslania a — ak ich nevypne — o prijatí novej faktúry. Bez nastavenia adresy Služba žiadne oznámenia neposiela.

3.12.2. Aké údaje sa odovzdávajú. Oznámenie o odoslanej faktúre obsahuje identifikátor a číslo faktúry, Peppol identifikátory odosielateľa a odberateľa, obchodné meno odberateľa, sumu a menu, obchodné meno a DIČ spoločnosti Zákazníka, čas, odkaz na faktúru v Službe a pri doručení odtlačok potvrdenia o prijatí, pri zlyhaní dôvod. Oznámenie o prijatej faktúre obsahuje navyše úplné XML prijatej faktúry (ak oznámenie nepresiahne 4 MB), jeho odtlačok a obchodné meno a daňový identifikátor dodávateľa. Osobné údaje obsiahnuté vo faktúre sa tak odovzdávajú do systému Zákazníka na jeho pokyn; Zákazník je vo vzťahu k údajom na svojej adrese prevádzkovateľom a zodpovedá za jej zabezpečenie.

3.12.3. Zabezpečenie. Každé oznámenie je podpísané kľúčom (HMAC-SHA256), ktorý Služba zobrazí vlastníkovi peňaženky raz pri nastavení a uchováva ho šifrovaný (AES-256-GCM). Adresa musí používať HTTPS a verejne dosiahnuteľný server; Služba pri uložení aj pred každým odoslaním overí, že sa názov servera neprekladá na súkromnú alebo lokálnu adresu, a spojenie nadviaže výlučne s overenou adresou. Neúspešné oznámenie Služba opakuje v narastajúcich intervaloch (najviac 6 pokusov); po opakovaných odmietnutiach posielanie pozastaví a vlastníka peňaženky upozorní e-mailom.

3.12.4. Uchovávanie. Každé oznámenie vrátane jeho obsahu Služba uchováva v evidencii odoslaných oznámení spolu s výsledkom doručenia pre účely riešenia sporov o doručenie; záznam sa odstráni 90 dní od vytvorenia (§5). O pozastavení posielania sa vytvorí záznam v auditnom zázname.

---

4. Právne základy spracúvania

4.1. Osobné údaje potrebné na poskytovanie a fakturáciu Služby a na registráciu a riadenie účtu spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (plnenie zmluvy).

4.2. Osobné údaje potrebné na vystavovanie faktúr a plnenie daňových a účtovných povinností spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR (plnenie zákonných povinností podľa zákona o DPH a zákona o účtovníctve).

4.3. Osobné údaje v auditnom zázname a pri režime „pozerať ako" (§3.4) spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR; oprávneným záujmom je ochrana Služby pred zneužitím a podpora zákazníkov.

4.4. Osobné údaje potrebné na riešenie sporov a vymáhanie pohľadávok spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (oprávnený záujem).

4.5. Webovú analytiku (Vercel Analytics) vykonávame na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR; oprávneným záujmom je zlepšovanie Služby na základe agregovaných údajov bez identifikácie jednotlivca.

4.6. Sledovanie chýb a stavu systému vykonávame na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR; oprávneným záujmom je prevádzková spoľahlivosť Služby.

4.7. Jednorazovú prevádzkovú pripomienku po 14 dňoch od aktivácie posielame na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (plnenie zmluvy — pomoc novému zákazníkovi začať efektívne využívať Službu).

4.8. Verejného asistenta k e-fakturácii (§3.11) prevádzkujeme na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR; oprávneným záujmom je sprístupnenie informácií a ochrana pred zneužitím.

4.9. Predvyplnenie údajov o spoločnosti z verejných registrov (§3.2.1) vykonávame na pokyn používateľa na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (plnenie zmluvy).

4.10. Aktivačný e-mail, pripomienky aktivácie a opätovné zaslanie aktivačného odkazu (§3.1.1, §3.1.2) spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (plnenie zmluvy). IP adresu na obmedzenie počtu pokusov podľa §3.1.2 spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR; oprávneným záujmom je ochrana Služby pred zneužitím.

4.11. Prevádzkové e-maily podľa §3.1.3 posielame na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (plnenie zmluvy).

4.12. Hlásenia podané formulárom „Nahlásiť problém" (§3.1.4) spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (plnenie zmluvy — vybavenie požiadavky používateľa k Službe); údaje o stránke, prehliadači a otvorenom dokumente pripojené k hláseniu a obmedzenie počtu hlásení spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, pričom oprávneným záujmom je rýchle vyriešenie požiadavky a ochrana pred zneužitím.

4.13. Overenie IČ DPH v systéme VIES (§3.2.2) vykonávame na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (oprávnený záujem na správnosti údajov na faktúrach) a čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR (plnenie zákonných povinností týkajúcich sa náležitostí faktúry podľa zákona o DPH).

4.14. Údaje potrebné na prihlásenie (§3.1.5) spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (plnenie zmluvy); počítadlá pokusov podľa e-mailovej adresy a IP adresy a auditné záznamy o prihlásení spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, pričom oprávneným záujmom je ochrana účtov pred zneužitím.

4.15. Údaje o platbách za dobitie peňaženky a o nahlásených platbách (§3.2.4) spracúvame na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (plnenie zmluvy) a čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR (plnenie zákonných povinností podľa zákona o účtovníctve).

4.16. Časovú pečiatku podacieho lístka a doručenky a ich verejné overenie (§3.3) zabezpečujeme na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (plnenie zmluvy — dôkaz o prevzatí faktúry do starostlivosti a o jej doručení).

4.17. Oznámenia o udalostiach na adresu Zákazníka (§3.12) posielame na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (plnenie zmluvy), výlučne na pokyn Zákazníka.

---

5. Doba uchovávania údajov

---

6. Príjemcovia a sprostredkovatelia

Pri prevádzke Služby využívame nasledujúcich poskytovateľov („sub-processors"), ktorí spracúvajú osobné údaje v našom mene. Úplný a aktuálny zoznam je v Prílohe č. 1 DPA.

6.1. Infraštruktúra a hosting

6.2. Komunikácia

6.3. Sieť Peppol a render dokumentov

Autorita časovej pečiatky (Time Stamping Authority podľa RFC 3161), ktorá pečiatkuje podací lístok a doručenku (§3.3), je verejná služba časových pečiatok spoločnosti DigiCert, Inc. (USA). Nie je sprostredkovateľom Poskytovateľa: dostáva výlučne odtlačok SHA-256 podpisu dokladu a náhodné číslo, teda žiadne osobné údaje ani obsah dokladu, a nedochádza pri tom k prenosu osobných údajov do tretej krajiny. Odtlačok verejného kľúča Poskytovateľa je zverejnený v DNS zázname domény epodatelna24.sk; DNS záznam neobsahuje žiadne osobné údaje.

6.4. Prevádzkové monitorovanie

6.5. Platobný systém

6.6. Zmena sprostredkovateľov

Vyhradzujeme si právo zmeniť alebo doplniť sprostredkovateľov. O takejto zmene budú zákazníci informovaní e-mailom alebo prostredníctvom aktualizácie tohto dokumentu najmenej 30 dní vopred.

6.7. Hlásenie štatistických údajov siete Peppol

V zmysle pravidiel siete Peppol (OpenPeppol Internal Regulations on Use of the Peppol Network, kapitola 4) je prevádzkovateľ prístupového bodu Ionite B.V. povinný pravidelne (typicky mesačne) hlásiť OpenPeppol AISBL súhrnné štatistické údaje o:

• a) počte zákazníkov využívajúcich sieť Peppol, rozdelených podľa krajiny, sektora a typu identifikátora;
• b) počte a type prenášaných dokumentov (Peppol Dataset Types) — agregovane podľa doctype identifikátorov a jurisdikcií;
• c) kapacitách zaregistrovaných v SMP (Service Metadata Publisher) — t. j. typoch dokumentov, ktoré dokáže Zákazník prijímať.

Tieto údaje sú anonymizované a agregované — nikdy nezahŕňajú obsah dokumentov, mená fyzických osôb ani identifikátory konkrétneho odberateľa alebo dodávateľa. Účelom je dohľad nad fungovaním siete Peppol, plánovanie kapacít a štatistická správa.

Ako intermediár Ionite B.V. poskytuje Poskytovateľ podkladové údaje o aktivite Zákazníkov v rozsahu nevyhnutnom na splnenie tejto reportovacej povinnosti.

---

6.8. Prepojené fakturačné systémy

Fakturačný systém Hekaton (hekaton.sk) prevádzkuje Poskytovateľ ako samostatnú službu. Údaje podľa §3.10.2 sa do neho odovzdávajú výlučne na pokyn používateľa a zostávajú u Poskytovateľa; do spracúvania tým nevstupuje žiadny ďalší subjekt, preto sa systém Hekaton neuvádza v Prílohe č. 1 DPA. Podrobnosti pozri §3.10 a VOP článok 24.

---

7. Prenosy do tretích krajín

Niektorí naši sprostredkovatelia (Resend, Apple, Google, Slack, Healthchecks.io) sídlia v USA. Pre tieto prenosy uplatňujeme štandardné zmluvné doložky (SCC) schválené Európskou komisiou v rozhodnutí 2021/914 ako záruku zodpovedajúcej úrovne ochrany osobných údajov.

Žiadne osobné údaje neprenášame do krajín, ktoré nemajú zodpovedajúcu úroveň ochrany alebo s ktorými nemáme uzavreté SCC.

---

8. Práva dotknutých osôb

V súlade s GDPR máte ako dotknutá osoba nasledujúce práva:

8.1. Ako uplatniť svoje práva

Žiadosti smerujte na: info@epodatelna24.sk

Žiadosť spracujeme do 30 dní od jej doručenia. V odôvodnených prípadoch (zložitosť, počet požiadaviek) môžeme túto lehotu predĺžiť o ďalšie 60 dní, o čom vás budeme informovať.

8.2. Vymazanie účtu — samoobsluha

Vymazanie účtu je možné samoobslužne v sekcii Dashboard → Nastavenia → Účet → Vymazať môj účet (tlačidlo „Nevratne vymazať účet") alebo v mobilnej aplikácii. V užívateľskom rozhraní akcia vyžaduje potvrdenie zadaním e-mailovej adresy účtu; v mobilnej aplikácii sa vykoná pod prihláseným účtom. Vymazanie:

• ukončí členstvá používateľa vo všetkých spoločnostiach a odstráni ich spolu s účtom,
• odstráni profil používateľa (meno, telefónne číslo, obrázok), mobilné push tokeny, obľúbené spoločnosti, nastavenia notifikácií, nepoužité magic-link tokeny a verifikačné kódy, Cieľové úložiská, ktoré používateľ pripojil (§3.6), a pozvánky, ktoré používateľ neprijal,
• v historických záznamoch auditného záznamu odstráni e-mailovú adresu používateľa; identifikátor používateľa v nich zostáva,
• zapíše do auditného záznamu záznam o vymazaní účtu, ktorý e-mailovú adresu účtu obsahuje a slúži ako doklad o vybavení žiadosti,
• zašle na e-mailovú adresu účtu potvrdenie o vymazaní (§3.1.3 písm. r).

Alternatívne môžete o vymazanie požiadať e-mailom na info@epodatelna24.sk.

Niektoré údaje sú aj po vymazaní účtu uchované v rozsahu nevyhnutnom pre splnenie zákonných povinností alebo zachovanie integrity zdieľaných údajov:

• účtovné záznamy a faktúry vystavené zákazníkovi (10 rokov);
• záznamy wallet_transactions peňaženky spoločnosti — sú pripojiteľné k používateľovi iba historicky a sú audit-trail-load-bearing (append-only); peňaženka s transakciami sa neodstraňuje, ale odpojí sa od vymazaného účtu so záznamom o čase vymazania a identifikátore pôvodného vlastníka; peňaženka bez transakcií sa odstráni;
• obchodné dokumenty (faktúry) firmy — patria spoločnosti, nie jednotlivému používateľovi, a podliehajú politike zobrazovacieho okna a retencie podľa VOP článok 16;
• tos_acceptances — po vymazaní účtu sa identifikátor používateľa anonymizuje (NULL), aby zostal zachovaný právny záznam o udelení súhlasu bez väzby na konkrétnu osobu.

Obmedzenia samoobslužného vymazania: ak ste hlavným správcom niektorej aktívnej spoločnosti alebo má vaša peňaženka kladný zostatok, žiadosť sa neuplatní automaticky — najprv musíte previesť rolu hlavného správcu na iného člena spoločnosti (VOP článok 3.3) alebo nás požiadať o deaktiváciu spoločnosti (VOP článok 11.2), resp. požiadať o vrátenie zostatku (VOP článok 6), alebo nás kontaktovať na info@epodatelna24.sk. Hlavný správca spoločnosti, ktorá je deaktivovaná, môže svoj účet vymazať; faktúry spoločnosti tým nezaniknú; vymažú sa podľa VOP článku 11.2.2. Vymazanie nie je možné počas režimu „pozerať ako" (§3.4.2).

8.3. Export údajov — samoobsluha

V sekcii Dashboard → Nastavenia → Účet → Stiahnuť moje údaje si môžete kedykoľvek samoobslužne stiahnuť všetky vaše osobné údaje v strojovo čitateľnom formáte (JSON). Export zahŕňa profil, členstvá v spoločnostiach, obľúbené spoločnosti, pozvánky (adresované vám aj vami odoslané), záznamy o súhlasoch (tos_acceptances) a posledných 1000 záznamov z audit logu, kde ste vystupovali ako aktér (identifikátor a názov udalosti, čas, závažnosť, kanál a spoločnosť).

Pre staršie záznamy alebo neštandardný formát kontaktujte info@epodatelna24.sk.

8.4. Prístup k auditnému záznamu

Auditný záznam (§3.4.1) sa v užívateľskom rozhraní Služby Zákazníkom ani používateľom nezobrazuje; prístup k nemu majú iba poverení pracovníci Poskytovateľa (super-admin). Záznamy, v ktorých používateľ vystupuje ako aktér, si používateľ môže stiahnuť prostredníctvom exportu podľa §8.3. Výpis záznamov týkajúcich sa spoločnosti Zákazníka alebo ďalších záznamov o používateľovi Poskytovateľ poskytne na žiadosť zaslanú na info@epodatelna24.sk.

---

9. Bezpečnosť údajov

9.1. Pri spracúvaní osobných údajov uplatňujeme primerané technické a organizačné opatrenia, najmä:

• a) šifrované spojenia (HTTPS, TLS) pre všetku komunikáciu;
• b) šifrované úložisko hesiel a citlivých údajov;
• c) viacstupňové oprávnenia (rola super-admin, company admin, operátor, processor);
• d) auditné záznamy všetkých dôležitých operácií (CEF formát);
• e) izolácia účtov jednotlivých zákazníkov na úrovni databázy (Row Level Security);
• f) append-only databázový trigger na ledger peňaženky (znemožňuje UPDATE/DELETE mimo definovaných RPC funkcií);
• g) per-IP rate limiting verejných endpointov a OTP rozhraní;
• h) pravidelné aktualizácie softvérových komponentov;
• i) zabezpečenie fyzických serverov v dátových centrách s certifikáciou ISO 27001 (Frankfurt);
• j) prevádzkové monitorovanie — sledovanie chýb (Sentry), upozornenia v reálnom čase pri závažných chybách (Slack), dead-man's switch nad cron jobmi (Healthchecks.io);
• k) vlastná validácia odosielaných dokumentov pred prevzatím do starostlivosti priamo v Službe, bez odovzdania dokumentu tretej strane (§6.3);
• l) prihlásenie bez hesla — jednorazové kódy a tokeny odkazov sa uchovávajú iba ako odtlačok SHA-256, kód po 5 nesprávnych pokusoch prestane platiť, účet vzniká až po overení kódu (§3.1.5);
• m) relačné cookies nedostupné skriptom v prehliadači (httpOnly) a odhlásenie na všetkých zariadeniach naraz;
• n) počítadlá pokusov zdieľané všetkými servermi Služby (v databáze) pre prihlasovanie, žiadosti o aktivačný odkaz, verejné overenie dokladov a ďalšie verejné rozhrania (§3.1.5 písm. d);
• o) databázové funkcie prístupné iba serverovej časti Služby — verejné databázové rozhranie nemá oprávnenie ich volať ani meniť dáta mimo pravidiel izolácie podľa písmena e);
• p) súkromné úložisko súborov (Vercel Blob) — XML, PDF, ZIP archívy a koncepty nie sú verejne dostupné; odkazy na stiahnutie z užívateľského rozhrania platia 5 minút;
• q) podpísané oznámenia na adresu Zákazníka (HMAC-SHA256) s kontrolou, že cieľová adresa je verejný HTTPS server (§3.12.3);
• r) elektronický podpis podacieho lístka a doručenky (Ed25519) s časovou pečiatkou nezávislej autority a verejným kľúčom zverejneným aj v DNS (§3.3);
• s) šifrovanie uložených prístupových kľúčov (obnovovacie tokeny k Cieľovým úložiskám, kľúč na podpis oznámení) algoritmom AES-256-GCM.

9.2. Bezpečnostný incident. V prípade porušenia ochrany osobných údajov vás budeme informovať bez zbytočného odkladu, ak je pravdepodobné, že incident má za následok vysoké riziko pre vaše práva a slobody. Dozorný orgán informujeme do 72 hodín od zistenia incidentu.

---

10. Cookies a sledovacie technológie

10.1. Služba používa nasledujúce typy súborov cookies a podobných technológií:

10.2. Vercel Analytics nezhromažďuje IP adresy v identifikovateľnej forme a nepoužíva cookies tretích strán na sledovanie naprieč webmi. Údaje sú agregované a anonymizované.

10.3. Súhlas s analytickými cookies môžete kedykoľvek odvolať v nastaveniach prehliadača alebo prostredníctvom cookie bannera.

---

11. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Služba nevykonáva automatizované rozhodovanie ani profilovanie v zmysle čl. 22 GDPR, ktoré by malo právne účinky alebo obdobne významný vplyv na používateľa.

Jednorazová prevádzková pripomienka po 14 dňoch od aktivácie (VOP §10.1 písm. f) je odoslaná všetkým novým zákazníkom, ktorí ešte nezačali prijímať dokumenty, na základe rovnakej podmienky — nejde o profilovanie, ale o štandardnú onboarding-podporu pre každého nového používateľa.

Pripomienky aktivácie (§3.1.1) a upozornenia na nízky zostatok peňaženky (§3.1.3) sa posielajú na základe pevne stanovených podmienok (čas od registrácie, výška zostatku peňaženky, faktúra čakajúca na dobitie) každému, kto ich spĺňa; nejde o profilovanie.

Rozhodnutia o prevzatí dokumentu do starostlivosti (VOP §15.7) sú deterministickou kontrolou formálnych podmienok (validácia, dohľadateľnosť v sieti Peppol, dátumy) bez profilovania; dôvod je používateľovi vždy oznámený a dokument môže po oprave odovzdať znova.

Obmedzenie počtu pokusov o prihlásenie a o aktivačný odkaz (§3.1.2, §3.1.5), automatické vytvorenie záznamu nahlásenej platby pri dvojitej platbe alebo nesprávnej sume (§3.2.4) a oznámenie o zmene ceny (§3.1.3 písm. k) sa uplatňujú na základe pevne stanovených počtov a súm rovnako voči každému; o pripísaní nahlásenej platby rozhoduje vždy poverený pracovník Poskytovateľa, nie systém.

---

12. Zmena Zásad ochrany osobných údajov

12.1. Tento dokument môžeme z času na čas aktualizovať. O každej podstatnej zmene budeme informovať e-mailom najmenej 30 dní vopred.

12.2. Aktuálna verzia je vždy dostupná na: https://www.epodatelna24.sk/legal/ochrana-udajov

---

13. Kontakt

Akékoľvek otázky týkajúce sa spracúvania osobných údajov smerujte na:

info@epodatelna24.sk

epodatelna24, s. r. o. Karpatské námestie 7770/10A, 831 06 Bratislava

---

epodatelna24, s. r. o. Verzia 2.11 Účinnosť od: 2026-09-26