Zásady ochrany osobných údajov služby ePodatelna24

Platné od: 2026-09-19 Verzia: 2.8

1. Úvod a identifikácia prevádzkovateľa

1.1. Tento dokument popisuje, ako spoločnosť epodatelna24, s. r. o. (ďalej len „Prevádzkovateľ" alebo „my") spracúva osobné údaje v súvislosti s prevádzkou služby ePodatelna24 (ďalej len „Služba"), dostupnej na adrese www.epodatelna24.sk.

1.2. Prevádzkovateľom je:

epodatelna24, s. r. o. Sídlo: Karpatské námestie 7770/10A, 831 06 Bratislava IČO: 57 592 071 DIČ: 2122839279 IČ DPH: SK2122839279 Kontaktný e-mail: info@epodatelna24.sk Kontakt pre ochranu osobných údajov: info@epodatelna24.sk

1.3. Spracúvanie osobných údajov prebieha v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov (GDPR) a so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

2. Roly a vzťahy pri spracúvaní

2.1. V kontexte Služby pôsobíme v dvoch rôznych roliach:

A) Ako prevádzkovateľ (data controller) vo vzťahu k:

údajom našich vlastných používateľov a zákazníkov, ktoré sú nevyhnutné na poskytovanie a fakturáciu Služby.

B) Ako sprostredkovateľ (data processor) vo vzťahu k:

osobným údajom obsiahnutým v elektronických faktúrach a iných obchodných dokumentoch, ktoré sa cez Službu prijímajú alebo odosielajú v mene zákazníka.

V rámci tejto úlohy sa na nás vzťahuje samostatná Zmluva o spracúvaní osobných údajov (DPA), ktorá je súčasťou zmluvného vzťahu so zákazníkom.

2.2. Tento dokument popisuje predovšetkým prvú rolu (prevádzkovateľa).

3. Aké údaje spracúvame

3.1. Údaje o používateľoch (fyzických osobách)

Kategória	Príklad údajov	Účel spracúvania
Identifikačné údaje	meno, priezvisko	Identifikácia v rámci Služby
Kontaktné údaje	e-mail, telefónne číslo	Prihlasovanie, doručovanie notifikácií, jednorazové overovacie kódy (OTP)
Účtové údaje	identifikátor v systéme, rola, prepojené spoločnosti	Riadenie prístupových oprávnení
Údaje o aktivite	história prihlásení, IP adresa, typ prehliadača (user-agent)	Bezpečnosť, audit, prevencia zneužitia
Súhlas s dokumentmi	verzia VOP a Zásad, dátum, IP	Preukázanie udelenia súhlasu
Mobilné push tokeny	APNs / FCM identifikátory zariadenia	Odosielanie push notifikácií o nových dokumentoch (pre zariadenia, kde si používateľ povolil notifikácie)

3.2. Údaje o zákazníkoch (právnických osobách)

Kategória	Príklad údajov	Účel spracúvania
Identifikácia spoločnosti	obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH, sídlo	Fakturácia, registrácia na sieti Peppol
Kontakt	e-mail spoločnosti, telefón	Notifikácie o prijatých dokumentoch, jednorazová prevádzková pripomienka po 14 dňoch (VOP §10.1 písm. f)
Údaje o platbách	história dobití, zostatok peňaženky, transakcie	Účtovníctvo, daňové povinnosti
Stav Peppol funkcií	flagy inbox_enabled, outbox_enabled a dôvod blokácie prijímania	Riadenie viditeľnosti a fakturácie funkcií schránky (VOP článok 15)

3.2.1. Zdroje údajov o spoločnosti. Identifikačné údaje spoločnosti prijímame z registrácie zákazníka u Finančnej správy SR (systém PDS) a od používateľa. Na pokyn používateľa (tlačidlo „Načítať z registra") ich Služba predvyplní z verejných registrov — Registra účtovných závierok (registeruz.sk, Ministerstvo financií SR) a Registra právnických osôb (Štatistický úrad SR) — výlučne pre spoločnosť, ktorej DIČ sa zhoduje s DIČ z registrácie; používateľ predvyplnené údaje pred uložením potvrdzuje. Pri overovaní, či je odberateľ dohľadateľný v sieti Peppol, Služba používa verejné adresáre siete Peppol (SML/SMP) a register poskytovateľov Finančnej správy SR.

3.3. Údaje obsiahnuté v dokumentoch (faktúrach)

V prijatých aj odoslaných faktúrach a dobropisoch sa môžu nachádzať osobné údaje fyzických osôb (napr. meno kontaktnej osoby na strane dodávateľa alebo odberateľa). Tieto údaje spracúvame v role sprostredkovateľa v mene zákazníka. Účelom je výlučne sprístupnenie dokumentov zákazníkovi a doručenie notifikácií.

Pri odoslaných dokumentoch dodatočne uchovávame Peppol SBDH potvrdenie o doručení (Standard Business Document Header) vystavené prístupovým bodom adresáta — ide o štruktúrované XML potvrdenie veľkosti typicky 5–20 KB, ktoré slúži ako dôkaz doručenia pre prípad sporu a ako podklad pre audit Poskytovateľa ako Peppol prístupového bodu (VOP §16.8). SBDH potvrdenie obsahuje technické identifikátory prístupových bodov odosielateľa a adresáta, časovú pečiatku doručenia a referenciu na dokument; neobsahuje samotný obsah faktúry ani osobné údaje fyzických osôb nad rámec údajov už uvedených v samotnom dokumente.

3.4. Audit log a režim „pozerať ako" (impersonation)

3.4.1. Pre účely bezpečnosti, riešenia incidentov a podpory zákazníkov vedie Služba auditný záznam dôležitých operácií (CEF formát). Záznam obsahuje identifikátor používateľa, časovú pečiatku, IP adresu, typ udalosti a kontextové detaily v JSON. Pri odosielaní dokumentov záznam obsahuje aj rozhodnutie o prevzatí do starostlivosti a jeho dôvod, identifikátory odosielateľa a príjemcu uvedené v dokumente, porušené pravidlá validácie a — pri rozhraní API (VOP článok 22) — každý pokus o odovzdanie vrátane textu oznámeného Zákazníkovi; pri neúspešnom odovzdaní prístupovému bodu aj výsledok jeho kontroly. Obsah dokumentu, ktorý Služba do starostlivosti neprevzala, sa neuchováva.

3.4.2. Režim „pozerať ako" (impersonation). Hlavný administrátor Poskytovateľa (super-admin) má pre účely podpory a riešenia incidentov možnosť dočasne sa „pozerať ako" konkrétny používateľ. Pri tomto režime:

a) sa identita pre účely zobrazovania prispôsobí cieľovému používateľovi;
b) všetky vykonané akcie sú v auditnom zázname vždy pripísané pôvodnému super-adminovi (nie cieľovému používateľovi), takže audit trail vždy odzrkadľuje, kto akciu skutočne vykonal;
c) v užívateľskom rozhraní je počas celého trvania režimu zobrazený jasný vizuálny indikátor (žltá lišta v hornej časti dashboardu);
d) režim sa technicky realizuje HMAC-podpísanou cookie s platnosťou 8 hodín;
e) udalosti zapnutia a vypnutia režimu sa zapisujú do audit logu (IMPERSONATION_STARTED, IMPERSONATION_STOPPED).

3.4.3. Tento režim je určený výlučne na podporu zákazníka pri jeho explicitnej alebo odôvodnenej požiadavke, prípadne na riešenie ohlásených bezpečnostných incidentov. Použitie režimu mimo týchto účelov je interne zakázané a kontrolované.

3.4.4. Zmena prihlasovacej e-mailovej adresy na žiadosť. Ak používateľ stratil prístup k pôvodnej e-mailovej schránke, môže hlavný administrátor Poskytovateľa na jeho overenú žiadosť zmeniť prihlasovaciu e-mailovú adresu jeho účtu. Zmena sa zaznamená v auditnom zázname a oznámi sa e-mailom na pôvodnú aj novú adresu.

3.5. Peppol Directory (verejný zoznam účastníkov siete)

3.5.1. Sieť Peppol prevádzkuje verejne dostupný zoznam účastníkov — Peppol Directory (https://directory.peppol.eu) — ktorý slúži na to, aby si akýkoľvek odosielateľ mohol overiť, či je daný príjemca pripojený do siete Peppol a aké typy dokumentov dokáže prijímať.

3.5.2. Pre Zákazníka, ktorý má aktivovanú schránku v režime Plná schránka alebo Iba prijímanie (článok 15 VOP), môže byť v Peppol Directory zverejnený:

a) obchodné meno spoločnosti;
b) Peppol identifikátor (zvyčajne odvodený od IČO alebo DIČ);
c) krajina sídla;
d) zoznam podporovaných typov dokumentov (doctype identifikátory).

Nezverejňujú sa žiadne osobné údaje fyzických osôb (mená kontaktných osôb, e-maily, telefónne čísla) ani obsah dokumentov.

3.5.3. Údaje do Peppol Directory zverejňuje prevádzkovateľ prístupového bodu (Ionite B.V.) v úlohe Peppol Service Provider, na základe povinnosti vyplývajúcej z pravidiel siete Peppol (OpenPeppol Internal Regulations §4.8). Akceptáciou týchto Zásad pri aktivácii je Zákazník o tejto skutočnosti informovaný.

3.5.4. Námietka proti zverejneniu. Ak Zákazník nesúhlasí so zverejnením v Peppol Directory, môže požiadať o odstránenie zápisu na info@epodatelna24.sk. Zákazník berie na vedomie, že odstránenie z Peppol Directory môže obmedziť schopnosť iných subjektov nájsť Zákazníka pri odosielaní dokumentov — v takom prípade musí Peppol identifikátor distribuovať mimo Directory (napríklad e-mailom dodávateľom).

3.6. Cieľové úložiská (voliteľné automatické doručovanie do cloudu zákazníka)

3.6.1. Zákazník si môže prostredníctvom Služby aktivovať voliteľnú funkciu automatického doručovania prijatých (a podľa nastavenia aj odoslaných) dokumentov do externého cieľového úložiska vo svojom vlastníctve — typicky cloudového úložiska tretej strany (Microsoft OneDrive, Google Drive, ďalší poskytovatelia podľa VOP §17.4). Podrobnú právnu úpravu tejto funkcie obsahuje článok 17 VOP.

3.6.2. GDPR rola. Pri aktivácii Cieľového úložiska sa Zákazník stáva prevádzkovateľom (data controller) vo vzťahu k osobným údajom obsiahnutým v doručených dokumentoch voči poskytovateľovi tohto úložiska (napríklad Microsoft, Google). Predmetné spracúvanie sa uskutočňuje na základe priameho pokynu Zákazníka udeleného prostredníctvom OAuth súhlasu pri pripojení úložiska.

3.6.3. Poskytovateľ úložiska NIE JE sub-sprostredkovateľom Poskytovateľa. Microsoft / Google (alebo iný zvolený poskytovateľ úložiska) nevystupuje v sprostredkovateľskom reťazci Poskytovateľa služby ePodatelna24 v zmysle čl. 28 GDPR. Z tohto dôvodu sa neuvádza ani v Prílohe č. 1 DPA medzi sub-sprostredkovateľmi Poskytovateľa.

3.6.4. Zmluvný vzťah s poskytovateľom úložiska (napríklad Microsoft Services Agreement, Microsoft Data Protection Addendum, Google Workspace Terms of Service, Google Cloud Data Processing Addendum) má Zákazník uzavretý priamo s tretí stranou, nie prostredníctvom Poskytovateľa. Zákazník je oprávnený a zodpovedný za:

a) primerané informovanie dotknutých osôb (najmä svojich klientov a kontaktných osôb dodávateľov), že ich osobné údaje môžu byť spracúvané poskytovateľom Cieľového úložiska;
b) uzatvorenie prípadných ďalších zmlúv o spracúvaní osobných údajov s poskytovateľom úložiska (najmä DPA pre business-tier účty Microsoft 365 / Google Workspace);
c) overenie, či poskytovateľ úložiska poskytuje primeranú úroveň ochrany osobných údajov pri prenose do tretích krajín, ak je takýto prenos súčasťou jeho služby.

3.6.5. Údaje, ktoré Poskytovateľ uchováva v súvislosti s Cieľovým úložiskom. Poskytovateľ uchováva výlučne:

a) šifrovaný obnovovací token (refresh token) potrebný na opakované doručovania; šifrovanie je vykonané symetrickým algoritmom AES-256-GCM s verziovaným kľúčom, ktorý je prístupný iba serverovým komponentom Služby;
b) konfiguráciu Cieľového úložiska (typ poskytovateľa, identifikátor účtu Zákazníka u poskytovateľa, zvolený koreňový priečinok);
c) doručovací záznam (delivery log) — pre každý úspešne doručený dokument záznam {dokument, destinácia, čas doručenia, vzdialený identifikátor súboru}.

Poskytovateľ neuchováva kópie dokumentov nad rámec ich uloženia podľa článku 16 VOP, ani prístupové tokeny v dešifrovanej podobe.

3.6.6. Odpojenie a vymazanie. Zákazník môže kedykoľvek odpojiť Cieľové úložisko v užívateľskom rozhraní (Dashboard → Nastavenia → Automatické sťahovanie). Pri odpojení Poskytovateľ odstráni šifrovaný obnovovací token zo svojich databáz (v zmysle odvolania súhlasu Zákazníka). Doručovací záznam môže byť zachovaný pre účely audit-trailu. Dokumenty už doručené do Cieľového úložiska zostávajú v správe Zákazníka podľa pravidiel daného poskytovateľa úložiska — ich vymazanie z úložiska musí Zákazník vykonať samostatne v rozhraní daného poskytovateľa.

3.7. Pravidelný e-mailový digest s priloženým ZIP archívom

3.7.1. Zákazník si môže prostredníctvom Služby aktivovať pravidelný (denný alebo týždenný) e-mailový digest, v ktorom Služba zostaví ZIP archív obsahujúci XML aj PDF každej faktúry prijatej (a podľa nastavenia aj odoslanej) v zvolenom období a doručí ho na nastavenú e-mailovú adresu. Funkciu právne upravuje článok 20 VOP.

3.7.2. Údaje, ktoré v rámci digestu spracúvame:

a) cieľová e-mailová adresa zvolená Zákazníkom (môže byť odlišná od kontaktnej e-mailovej adresy);
b) zvolená frekvencia (denne / týždenne) a posledné úspešné odoslanie (pre výpočet inkrementálneho výberu „od posledného odoslania" podľa VOP §20.4);
c) kópie samotných UBL/XML a PDF dokumentov za príslušné obdobie, zostavené do ZIP archívu výlučne pre účely jeho doručenia.

3.7.3. Doručenie ZIP archívu — dve cesty.

a) Príloha k e-mailu (predvolene). Ak je ZIP menší alebo rovný 18 MB, archív sa pripojí priamo k e-mailu odoslanému cez sprostredkovateľa transakčného e-mailu (Resend — pozri §6.2 a DPA, Príloha č. 1). Po doručení e-mailu Poskytovateľ ZIP nikde dlhodobo neuchováva.
b) Odkaz na stiahnutie pri veľkom ZIP-e. Ak ZIP presahuje 18 MB, Poskytovateľ ho nahrá na Vercel Blob storage (EÚ, Frankfurt — pozri §6.1) a v e-maile pošle Zákazníkovi odkaz s neuhádnuteľným náhodným identifikátorom v ceste (256-bitová entropia). Archív je dostupný cez tento odkaz 14 dní, po uplynutí lehoty je automaticky odstránený. Účelom je vyhnúť sa zlyhaniam doručenia e-mailu z dôvodu prekročenia limitov prílohy u poskytovateľov e-mailovej schránky (Gmail 25 MB, Outlook 20 MB).

3.7.4. Bezpečnosť. E-mail prenášaný cez Resend nie je end-to-end šifrovaný — Zákazník by mal pre osobitne citlivý obsah preferovať Cieľové úložisko podľa §3.6 (kde sú dáta šifrované pri prenose aj v cieli). Odkaz podľa §3.7.3 písm. b) je capability URL — kto má URL, môže ZIP stiahnuť bez prihlásenia po dobu 14 dní; Zákazník je povinný chrániť e-mail s odkazom rovnako ako akýkoľvek iný e-mail obsahujúci finančné dáta.

3.7.5. GDPR rola. Aktivácia e-mailového digestu je pokynom Zákazníka Službe (sprostredkovateľovi) doručiť kópie dokumentov na ním zvolenú e-mailovú adresu. Zákazník je výlučne zodpovedný za to, že:

a) e-mailová adresa, ktorú zadal, je pod jeho kontrolou alebo pod kontrolou ním poverenej osoby (napríklad jeho účtovník);
b) adresát je oprávnený spracúvať osobné údaje obsiahnuté v dokumentoch v rámci ich obvyklého účtovného spracovania;
c) na strane e-mailovej schránky adresáta sú vhodné technické a organizačné opatrenia (najmä zabezpečenie heslom, viacfaktorová autentifikácia, retenčné pravidlá).

3.7.6. Odpojenie. Zákazník môže e-mailový digest kedykoľvek odpojiť v užívateľskom rozhraní (Dashboard → Nastavenia → Automatické sťahovanie). Odpojenie zastavuje budúce odosielanie; už odoslané e-maily ani aktívne 14-dňové odkazy na stiahnutie sa neodvolávajú — Zákazník je oprávnený požiadať o predčasné odstránenie konkrétneho ZIP archívu z Vercel Blob storage na info@epodatelna24.sk.

3.8. Prílohy k e-mailovej notifikácii o novom dokumente

3.8.1. Pri notifikácii o prijatí novej faktúry (VOP §10.1 písm. c) Služba predvolene prikladá k e-mailu kópiu prijatého dokumentu — úplný pôvodný UBL/XML (vrátane jeho prípadných vnorených príloh) a vyrendrované PDF. Účelom je umožniť príjemcovi spracovať dokument priamo z e-mailu (najmä pri automatizovanom spracovaní príloh) bez prihlásenia do aplikácie. Funkciu právne upravuje článok 10 VOP.

3.8.2. Údaje, ktoré e-mail obsahuje. Prílohy môžu obsahovať osobné údaje fyzických osôb v rozsahu, v akom sa nachádzajú v samotnej faktúre a jej vnorených prílohách (napr. meno kontaktnej osoby dodávateľa alebo odberateľa). Tieto údaje spracúvame v role sprostredkovateľa v mene zákazníka; iné metaúdaje ani interné údaje Služby sa do e-mailu nepridávajú.

3.8.3. Rozsah a limity. Prílohy sa prikladajú iba k spoplatneným dokumentom (peňaženka mala dostatočný kredit); pri nedostatku kreditu alebo ak celková veľkosť príloh presiahne 20 MB, sa prílohy nepriložia a dokument zostáva dostupný v aplikácii (e-mail na to upozorní).

3.8.4. Bezpečnosť. E-mail sa doručuje cez sprostredkovateľa transakčného e-mailu (Resend — pozri §6 a DPA, Príloha č. 1) a nie je end-to-end šifrovaný. Zákazník je povinný chrániť e-mail obsahujúci faktúru rovnako ako akýkoľvek iný e-mail s finančnými dátami; pre osobitne citlivý obsah odporúčame priloženie príloh vypnúť (§3.8.5) a použiť Cieľové úložisko podľa §3.6 (kde sú dáta šifrované pri prenose aj v cieli).

3.8.5. Vypnutie (opt-out). Zákazník môže priloženie XML a PDF kedykoľvek vypnúť v sekcii Dashboard → Nastavenia → Notifikácie (prepínač „Priložiť XML a PDF"). Vypnutie sa vzťahuje na jeho účet a platí pre budúce notifikácie; samotná notifikácia sa aj naďalej zasiela, len bez príloh.

3.9. Doručenie odoslanej faktúry e-mailom odberateľovi na pokyn Zákazníka

3.9.1. Čo sa deje. Ak Zákazník dá Službe výslovný pokyn (tlačidlom pri dokumente, voľbou vo vystavujúcom systéme alebo parametrom rozhrania), Poskytovateľ doručí faktúru e-mailom priamo odberateľovi mimo siete Peppol (podrobne VOP čl. 15.6). Bez takého pokynu Poskytovateľ faktúru e-mailom nikdy neodosiela — adresu odberateľa iba predvyplní na prípadné použitie.

3.9.2. Aké údaje sa spracúvajú. E-mailová adresa odberateľa a obsah faktúry (PDF a XML). Adresu zadáva Zákazník; Služba mu ju predvyplní z údajov odovzdaných systémom, v ktorom bola faktúra vystavená, alebo z kontaktného e-mailu odberateľa uvedeného priamo vo faktúre (pole BT-43 podľa EN 16931). Zadaná adresa sa uchováva pri príslušnom dokumente a zapisuje sa do poľa BT-43 doručovaného XML, aby bolo zrejmé, kam bola faktúra doručená; pôvodné XML zostáva uchované.

3.9.3. Kto je v akej pozícii. Príjemcom údajov je odberateľ Zákazníka — teda ten istý subjekt, ktorému by faktúra bola doručená cez sieť Peppol; mení sa iba prepravná cesta. Vo vzťahu k údajom svojich odberateľov je prevádzkovateľom Zákazník; Poskytovateľ ich spracúva ako sprostredkovateľ na základe pokynu Zákazníka (odoslanie faktúry) a v rozsahu DPA.

3.9.4. Právny základ. Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR — plnenie zmluvy so Zákazníkom (doručenie ním vystavenej faktúry), resp. oprávnený záujem na doručení obchodnej korešpondencie. Nejde o marketingovú komunikáciu.

3.9.5. Bezpečnosť a limity. E-mail sa doručuje cez sprostredkovateľa transakčného e-mailu (Resend — pozri §6 a DPA, Príloha č. 1) a nie je end-to-end šifrovaný. Ak schránka odberateľa e-mail odmietne, dokument sa vráti do stavu chyby a Zákazník môže adresu opraviť a doručenie zopakovať. Doručenie e-mailom je pre Zákazníka bezplatné a nevzniká pri ňom žiadny záznam odovzdávaný finančnej správe.

3.9.6. Zodpovednosť za správnosť adresy. Adresu odberateľa zadáva alebo do faktúry uvádza Zákazník (prípadne systém, v ktorom faktúru vystavil). Poskytovateľ overuje iba formálnu správnosť adresy, nie to, či patrí správnej osobe. Zákazník zodpovedá za to, že adresa je správna a že je oprávnený ju na tento účel použiť.

3.10. Prepojený fakturačný systém Hekaton

3.10.1. Čo sa deje. Zákazník môže faktúru vystaviť v fakturačnom systéme Hekaton (hekaton.sk), ktorý prevádzkuje Poskytovateľ ako samostatnú službu, priamo z prostredia Služby a odovzdať ju Službe na odoslanie cez sieť Peppol (podrobne VOP článok 24). Prepojenie sa použije výlučne na pokyn používateľa (stlačením tlačidla „Vytvoriť faktúru cez Hekaton"); bez tohto pokynu Služba do systému Hekaton žiadne údaje neodovzdáva.

3.10.2. Aké údaje odovzdávame do systému Hekaton. Pri každom použití Služba odovzdá krátkodobo platný podpísaný záznam (platnosť 5 minút) obsahujúci:

a) e-mailovú adresu používateľa, ktorý tlačidlo stlačil, a jeho identifikátor v Službe;
b) identifikačné údaje zvolenej spoločnosti Zákazníka evidované v Službe: obchodné meno, DIČ, IČO, IČ DPH, Peppol identifikátor, sídlo a — ak sú v Službe vyplnené — telefón, IBAN a BIC;
c) ak používateľ v Službe vopred zvolil odberateľa, identifikačné údaje tohto odberateľa (názov, DIČ, Peppol identifikátor, adresa).

Účelom je predvyplnenie faktúry v systéme Hekaton. Údaje podľa písmena a) sú osobné údaje používateľa; údaje podľa písmen b) a c) sú údaje právnických osôb, pri ktorých osobné údaje vznikajú iba výnimočne (napríklad meno fyzickej osoby — podnikateľa v obchodnom mene).

3.10.3. Aké údaje prijímame zo systému Hekaton. Po vystavení faktúry systém Hekaton odovzdá Službe XML faktúry (UBL 2.1), údaje odberateľa (názov, DIČ, Peppol identifikátor, prípadne e-mailovú adresu pre doručenie podľa §3.9) a identifikátor faktúry v systéme Hekaton spolu s odkazom na ňu. Osobné údaje obsiahnuté vo faktúre spracúvame ako sprostredkovateľ Zákazníka podľa DPA (§2 písm. B). Systém Hekaton dostane od Služby jednorazovú odpoveď (stav odovzdania a odkaz na detail faktúry v Službe); o ďalšom priebehu doručenia sa neinformuje.

3.10.4. Kto je v akej pozícii. Systém Hekaton prevádzkuje Poskytovateľ; odovzdanie údajov podľa §3.10.2 je prenosom medzi dvoma službami toho istého prevádzkovateľa, nie sprístupnením tretej strane, a do sprostredkovateľského reťazca nevstupuje žiadny ďalší subjekt (systém Hekaton sa preto neuvádza v Prílohe č. 1 DPA). Poskytovateľ je prevádzkovateľom vo vzťahu k údajom používateľa podľa §3.10.2 písm. a) a sprostredkovateľom Zákazníka vo vzťahu k obsahu odovzdaných faktúr; v systéme Hekaton platia pre používateľa navyše zásady ochrany osobných údajov systému Hekaton.

3.10.5. Právny základ. Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR — plnenie zmluvy so Zákazníkom (vystavenie a odoslanie faktúry na jeho pokyn). Odovzdanie údajov do systému Hekaton je krokom, ktorý používateľ sám iniciuje.

3.10.6. Uchovávanie. Podpísaný záznam podľa §3.10.2 stráca platnosť po 5 minútach. Záznam o každom odovzdaní (identifikátor pokynu, používateľ, spoločnosť, čas, výsledok) Poskytovateľ uchováva ako súčasť audit logu (§3.4) a evidencie odovzdaní pre účely riešenia sporov o doručenie a zamedzenia duplicitného odoslania. Prijatá faktúra podlieha zobrazovaciemu oknu a retencii podľa VOP článok 16 rovnako ako faktúra nahraná ručne.

3.10.7. Prenos. Prepojenie samo osebe nezahŕňa žiadny prenos údajov do tretej krajiny — Služba komunikuje priamo so systémom Hekaton, ktorý Poskytovateľ prevádzkuje v EÚ. Podrobnosti spracúvania v systéme Hekaton upravujú zásady ochrany osobných údajov systému Hekaton, s ktorými sa používateľ oboznamuje pri jeho používaní.

3.11. Verejný asistent k e-fakturácii

3.11.1. Čo sa deje. Na webovej stránke Poskytovateľa (/e-faktura-ai-asistent) je bez prihlásenia dostupný asistent, ktorý odpovedá na otázky o e-fakturácii na základe verejných podkladov (zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, pravidlá Peppol BIS a EN 16931, oficiálne informácie Finančnej správy SR). Odpoveď zostavuje jazykový model prevádzkovaný Poskytovateľom v EÚ z vyhľadaných podkladov.

3.11.2. Aké údaje sa spracúvajú. Text otázky (uchováva sa bez väzby na návštevníka a môže byť zobrazený ostatným návštevníkom ako často kladená otázka), počet položení a „páči sa mi"; IP adresa návštevníka sa používa v odvodenej (hašovanej) podobe výlučne na obmedzenie počtu otázok a na to, aby sa jedno „páči sa mi" započítalo raz. Návštevníkom odporúčame do otázky neuvádzať osobné údaje.

3.11.3. Právny základ a uchovávanie. Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (oprávnený záujem na sprístupnení informácií a ochrane služby pred zneužitím). Záznam o obmedzení počtu otázok zaniká po uplynutí časového okna; otázky návštevníkov, ktoré nezískali ohlas, Poskytovateľ pravidelne odstraňuje.

4. Právne základy spracúvania

Účel	Právny základ podľa GDPR
Poskytovanie a fakturácia Služby	čl. 6 ods. 1 písm. b) – plnenie zmluvy
Registrácia a riadenie účtu	čl. 6 ods. 1 písm. b) – plnenie zmluvy
Vystavovanie faktúr a daňové povinnosti	čl. 6 ods. 1 písm. c) – plnenie zákonných povinností (zákon o DPH, zákon o účtovníctve)
Bezpečnosť, audit a režim „pozerať ako"	čl. 6 ods. 1 písm. f) – oprávnený záujem (ochrana Služby pred zneužitím, podpora zákazníkov)
Riešenie sporov a vymáhanie pohľadávok	čl. 6 ods. 1 písm. f) – oprávnený záujem
Webová analytika (Vercel Analytics)	čl. 6 ods. 1 písm. f) – oprávnený záujem (zlepšovanie Služby) na základe agregovaných údajov bez identifikácie jednotlivca
Sledovanie chýb (Sentry) a stavu systému	čl. 6 ods. 1 písm. f) – oprávnený záujem (prevádzková spoľahlivosť)
Jednorazová prevádzková pripomienka po 14 dňoch	čl. 6 ods. 1 písm. b) – plnenie zmluvy (pomoc novému zákazníkovi začať efektívne využívať Službu)
Verejný asistent k e-fakturácii (§3.11)	čl. 6 ods. 1 písm. f) – oprávnený záujem (sprístupnenie informácií, ochrana pred zneužitím)
Predvyplnenie údajov z verejných registrov (§3.2.1)	čl. 6 ods. 1 písm. b) – plnenie zmluvy, na pokyn používateľa

5. Doba uchovávania údajov

Kategória údajov	Doba uchovávania
Účet a profil používateľa	Po dobu existencie účtu. Vymazanie účtu vykoná Poskytovateľ na výslovnú žiadosť používateľa — samoobslužne v dashboard-e alebo žiadosťou na info@epodatelna24.sk (pozri §8.2). Poskytovateľ aktuálne nevykonáva automatické vymazávanie účtu po dobe nečinnosti; účet zostáva v databáze až do žiadosti o vymazanie alebo zákonných dôvodov ukončenia (napríklad ak Zákazník zruší spoločnosť — pozri VOP §11).
Prijaté a odoslané dokumenty (faktúry, dobropisy)	Zobrazené v bežných výpisoch po dobu 6 mesiacov od prijatia, resp. odoslania (priebežné, „rolling") podľa VOP článok 16. Následne sa skryjú (soft archive) — nie sú vymazané, zostávajú v databáze a dostupné cez funkciu „Zobraziť skryté", a Poskytovateľ ich môže fyzicky odstrániť podľa svojich interných postupov (RUNBOOK_RETENTION.md), najskôr po jednom roku od skrytia. Služba nevykonáva dlhodobú archiváciu — zákazník je povinný stiahnuť a archivovať dokumenty pre svoje účtovné a daňové účely.
Auditné záznamy	Kvartálne partície sú odpojené po skončení viditeľného okna; Poskytovateľ ich uchováva po dobu odôvodnenú prevádzkovými alebo vyšetrovacími potrebami.
Záznamy o platbách a faktúry vystavené Prevádzkovateľom	10 rokov v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.
Verifikačné kódy (OTP)	5 minút od vygenerovania.
QR platobné odkazy	24 hodín do expirácie + 90 dní história.
Magic-link tokeny	24 hodín od vygenerovania alebo do prvého použitia (jednorazové).
Mobilné push tokeny	Po dobu používania zariadenia. Token sa odstráni pri odhlásení z mobilnej aplikácie alebo po opakovanom potvrdení od APNs/FCM, že zariadenie nie je dostupné.
Kontaktné e-maily a podporné požiadavky	3 roky od ukončenia komunikácie.
Impersonation cookie (super-admin)	Maximálne 8 hodín od zapnutia režimu. Zápis v audit logu zostáva podľa horeuvedeného.
ZIP archív e-mailového digestu (pri ZIP > 18 MB)	14 dní od nahrania na Vercel Blob storage; po uplynutí lehoty je automaticky odstránený. Pre ZIP ≤ 18 MB sa archív nikde dlhodobo neuchováva — odošle sa ako príloha e-mailu a Poskytovateľ ho nepersistuje (pozri §3.7.3).
Záznam o úspešnom odoslaní digestu	Bez časového limitu počas trvania účtu; obsahuje časovú pečiatku, počty doručených dokumentov a metadáta o ZIP-e (veľkosť, či bol priložený alebo odkazom). Neobsahuje obsah dokumentov.
Peppol SBDH potvrdenie o doručení odoslaných dokumentov	Spolu s odoslaným dokumentom — podlieha rovnakej politike zobrazovacieho okna ako dokument (VOP §16).
Dokument neprevzatý do starostlivosti (VOP §15.7)	Neuchováva sa. Zostáva iba auditný záznam o pokuse (§3.4.1) bez obsahu dokumentu.
Koncept pri nahrávaní faktúry (náhľad pred odoslaním)	24 hodín od nahratia, ak nedôjde k odoslaniu; potom je automaticky odstránený z úložiska.
Otázky verejného asistenta (§3.11)	Bez väzby na návštevníka; otázky bez ohlasu Poskytovateľ pravidelne odstraňuje. Záznam o obmedzení počtu otázok zaniká po uplynutí časového okna (hodiny).

6. Príjemcovia a sprostredkovatelia

Pri prevádzke Služby využívame nasledujúcich poskytovateľov („sub-processors"), ktorí spracúvajú osobné údaje v našom mene. Úplný a aktuálny zoznam je v Prílohe č. 1 DPA.

6.1. Infraštruktúra a hosting

Sprostredkovateľ	Účel	Krajina spracúvania	Záruky prenosu
Supabase	Databáza, autentifikácia, úložisko	EÚ (Frankfurt)	Spracúvanie v rámci EÚ
Vercel	Hosting webovej aplikácie, Analytics, Vercel Blob	EÚ (Frankfurt)	Spracúvanie v rámci EÚ
Fly.io	Hosting pracovného procesu (worker) spracúvajúceho prijímanie a odosielanie dokumentov	EÚ (Frankfurt)	Spracúvanie v rámci EÚ

6.2. Komunikácia

Sprostredkovateľ	Účel	Krajina spracúvania	Záruky prenosu
Resend	Odosielanie transakčných e-mailov	USA	Štandardné zmluvné doložky (SCC) podľa GDPR
Twilio	Odosielanie SMS s overovacími kódmi	USA	Štandardné zmluvné doložky (SCC) podľa GDPR
APNs (Apple Push Notification service)	Doručovanie push notifikácií do iOS zariadení používateľa	USA	Štandardné zmluvné doložky (SCC) podľa GDPR
FCM (Firebase Cloud Messaging od Google)	Doručovanie push notifikácií do Android zariadení používateľa	USA	Štandardné zmluvné doložky (SCC) podľa GDPR

6.3. Sieť Peppol a render dokumentov

Sprostredkovateľ	Účel	Krajina spracúvania
ion-AP (Peppol Access Point od Ionite)	Prijímanie a odosielanie elektronických faktúr cez sieť Peppol	EÚ
zobrazfakturu (vnútorný projekt Poskytovateľa)	Render PDF z UBL XML a informatívne overenie voči pravidlám Peppol BIS 3.0 a EN 16931 pri vytváraní náhľadu (VOP §15.9 písm. d)	EÚ (Frankfurt, na infraštruktúre Vercel)
Vlastný validátor Služby	Overenie odosielaných dokumentov pred prevzatím do starostlivosti (XML schéma UBL 2.1, Peppol BIS 3.0, EN 16931) beží priamo v Službe na infraštruktúre Vercel; dokument sa pri tom nikam neodovzdáva	EÚ (Frankfurt)

6.4. Prevádzkové monitorovanie

Sprostredkovateľ	Účel	Krajina spracúvania	Záruky prenosu
Sentry	Zaznamenávanie chýb na serveri a v prehliadači používateľa pre účely diagnostiky	EÚ (Nemecko, `*.ingest.de.sentry.io`)	Spracúvanie v rámci EÚ
Slack	Notifikácie pre prevádzkový tím Poskytovateľa pri závažných chybách (severity = error). Záznam obsahuje identifikátor udalosti, čas, identifikátor spoločnosti, krátky výpis — nikdy obsah dokumentu ani plné meno fyzickej osoby.	USA	Štandardné zmluvné doložky (SCC) podľa GDPR
Healthchecks.io	Prevádzkový „dead-man's switch" — zaznamenáva, či cron joby bežia. Prenáša iba metadata (čas, status), nie osobné údaje.	USA	Žiadne osobné údaje sa neprenášajú; pre úplnosť uvedené SCC podľa GDPR.

6.5. Platobný systém

Systém	Účel	Charakter
NOP – Notifikátor okamžitých platieb (Finančná správa SR)	Generovanie QR platieb a potvrdzovanie prijatia platieb	Štátny systém Slovenskej republiky – nie je sprostredkovateľom v zmysle GDPR, ale autoritou prevádzkujúcou platobný štandard

6.6. Zmena sprostredkovateľov

Vyhradzujeme si právo zmeniť alebo doplniť sprostredkovateľov. O takejto zmene budú zákazníci informovaní e-mailom alebo prostredníctvom aktualizácie tohto dokumentu najmenej 30 dní vopred.

6.7. Hlásenie štatistických údajov siete Peppol

V zmysle pravidiel siete Peppol (OpenPeppol Internal Regulations on Use of the Peppol Network, kapitola 4) je prevádzkovateľ prístupového bodu Ionite B.V. povinný pravidelne (typicky mesačne) hlásiť OpenPeppol AISBL súhrnné štatistické údaje o:

a) počte zákazníkov využívajúcich sieť Peppol, rozdelených podľa krajiny, sektora a typu identifikátora;
b) počte a type prenášaných dokumentov (Peppol Dataset Types) — agregovane podľa doctype identifikátorov a jurisdikcií;
c) kapacitách zaregistrovaných v SMP (Service Metadata Publisher) — t. j. typoch dokumentov, ktoré dokáže Zákazník prijímať.

Tieto údaje sú anonymizované a agregované — nikdy nezahŕňajú obsah dokumentov, mená fyzických osôb ani identifikátory konkrétneho odberateľa alebo dodávateľa. Účelom je dohľad nad fungovaním siete Peppol, plánovanie kapacít a štatistická správa.

Ako intermediár Ionite B.V. poskytuje Poskytovateľ podkladové údaje o aktivite Zákazníkov v rozsahu nevyhnutnom na splnenie tejto reportovacej povinnosti.

Pole	Hodnota
Príjemca údajov	OpenPeppol AISBL (Belgicko, Brusel) — sprostredkovateľsky cez Ionite B.V.
Typ údajov	Agregované štatistiky (počty, doctype identifikátory, krajina)
Právny základ	Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR — oprávnený záujem (dohľad nad sieťou Peppol a plnenie záväzkov voči prístupovému bodu)
Prenos do tretích krajín	Žiadny — OpenPeppol AISBL sídli v EÚ

6.8. Prepojené fakturačné systémy

Fakturačný systém Hekaton (hekaton.sk) prevádzkuje Poskytovateľ ako samostatnú službu. Údaje podľa §3.10.2 sa do neho odovzdávajú výlučne na pokyn používateľa a zostávajú u Poskytovateľa; do spracúvania tým nevstupuje žiadny ďalší subjekt, preto sa systém Hekaton neuvádza v Prílohe č. 1 DPA. Podrobnosti pozri §3.10 a VOP článok 24.

7. Prenosy do tretích krajín

Niektorí naši sprostredkovatelia (Resend, Twilio, Apple, Google, Slack, Healthchecks.io) sídlia v USA. Pre tieto prenosy uplatňujeme štandardné zmluvné doložky (SCC) schválené Európskou komisiou v rozhodnutí 2021/914 ako záruku zodpovedajúcej úrovne ochrany osobných údajov.

Žiadne osobné údaje neprenášame do krajín, ktoré nemajú zodpovedajúcu úroveň ochrany alebo s ktorými nemáme uzavreté SCC.

8. Práva dotknutých osôb

V súlade s GDPR máte ako dotknutá osoba nasledujúce práva:

Právo	Popis
Právo na prístup (čl. 15)	Získať potvrdenie, či spracúvame vaše údaje, a ich kópiu.
Právo na opravu (čl. 16)	Žiadať opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných údajov.
Právo na vymazanie („právo byť zabudnutý", čl. 17)	Žiadať vymazanie údajov, ak už nie sú potrebné na účel spracúvania.
Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18)	Žiadať dočasné obmedzenie spracúvania.
Právo na prenosnosť (čl. 20)	Získať svoje údaje v štruktúrovanom strojovo čitateľnom formáte.
Právo namietať (čl. 21)	Namietať spracúvanie založené na oprávnenom záujme.
Právo podať sťažnosť	Podať sťažnosť dozornému orgánu – Úrad na ochranu osobných údajov SR, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27 (www.dataprotection.gov.sk).

8.1. Ako uplatniť svoje práva

Žiadosti smerujte na: info@epodatelna24.sk

Žiadosť spracujeme do 30 dní od jej doručenia. V odôvodnených prípadoch (zložitosť, počet požiadaviek) môžeme túto lehotu predĺžiť o ďalšie 60 dní, o čom vás budeme informovať.

8.2. Vymazanie účtu — samoobsluha

Vymazanie účtu je možné samoobslužne v sekcii Dashboard → Spoločnosti → vyberte spoločnosť → Rozšírené info → Nebezpečná zóna → Vymazať môj účet. Akcia vyžaduje potvrdenie zadaním e-mailovej adresy účtu a okamžite spustí kaskádové vymazanie:

profilu používateľa,
aktívnych členstiev v spoločnostiach,
mobilných push tokenov,
nepoužitých magic-link tokenov.

Alternatívne môžete o vymazanie požiadať e-mailom na info@epodatelna24.sk.

Niektoré údaje sú aj po vymazaní účtu uchované v rozsahu nevyhnutnom pre splnenie zákonných povinností alebo zachovanie integrity zdieľaných údajov:

účtovné záznamy a faktúry vystavené zákazníkovi (10 rokov);
záznamy wallet_transactions peňaženky spoločnosti — sú pripojiteľné k používateľovi iba historicky a sú audit-trail-load-bearing (append-only);
obchodné dokumenty (faktúry) firmy — patria spoločnosti, nie jednotlivému používateľovi, a podliehajú politike zobrazovacieho okna a retencie podľa VOP článok 16;
tos_acceptances — po vymazaní účtu sa identifikátor používateľa anonymizuje (NULL), aby zostal zachovaný právny záznam o udelení súhlasu bez väzby na konkrétnu osobu.

Obmedzenia samoobslužného vymazania: ak ste jediným hlavným administrátorom (genesis admin) niektorej spoločnosti, žiadosť sa neuplatní automaticky — najprv musíte previesť rolu genesis admina na iného člena spoločnosti, alebo nás kontaktovať na info@epodatelna24.sk.

8.3. Export údajov — samoobsluha

V sekcii Dashboard → Spoločnosti → vyberte spoločnosť → Rozšírené info → Nebezpečná zóna → Stiahnuť moje údaje si môžete kedykoľvek samoobslužne stiahnuť všetky vaše osobné údaje v strojovo čitateľnom formáte (JSON). Export zahŕňa profil, členstvá v spoločnostiach, obľúbené spoločnosti, pozvánky, záznamy o súhlasoch (tos_acceptances) a posledných 1000 záznamov z audit logu, kde ste vystupovali ako aktér.

Pre staršie záznamy alebo neštandardný formát kontaktujte info@epodatelna24.sk.

9. Bezpečnosť údajov

9.1. Pri spracúvaní osobných údajov uplatňujeme primerané technické a organizačné opatrenia, najmä:

a) šifrované spojenia (HTTPS, TLS) pre všetku komunikáciu;
b) šifrované úložisko hesiel a citlivých údajov;
c) viacstupňové oprávnenia (rola super-admin, company admin, operátor, processor);
d) auditné záznamy všetkých dôležitých operácií (CEF formát);
e) izolácia účtov jednotlivých zákazníkov na úrovni databázy (Row Level Security);
f) append-only databázový trigger na ledger peňaženky (znemožňuje UPDATE/DELETE mimo definovaných RPC funkcií);
g) per-IP rate limiting verejných endpointov a OTP rozhraní;
h) pravidelné aktualizácie softvérových komponentov;
i) zabezpečenie fyzických serverov v dátových centrách s certifikáciou ISO 27001 (Frankfurt);
j) prevádzkové monitorovanie — sledovanie chýb (Sentry), upozornenia v reálnom čase pri závažných chybách (Slack), dead-man's switch nad cron jobmi (Healthchecks.io);
k) vlastná validácia odosielaných dokumentov pred prevzatím do starostlivosti priamo v Službe, bez odovzdania dokumentu tretej strane (§6.3).

9.2. Bezpečnostný incident. V prípade porušenia ochrany osobných údajov vás budeme informovať bez zbytočného odkladu, ak je pravdepodobné, že incident má za následok vysoké riziko pre vaše práva a slobody. Dozorný orgán informujeme do 72 hodín od zistenia incidentu.

10. Cookies a sledovacie technológie

10.1. Služba používa nasledujúce typy súborov cookies a podobných technológií:

Typ	Účel	Súhlas potrebný?
Funkčné cookies	Udržanie prihlásenej relácie, jazykové nastavenia, téma (svetlá/tmavá)	Nie – sú nevyhnutné na fungovanie Služby
Impersonation cookie	HMAC-podpísaná cookie (platnosť 8h) pre režim „pozerať ako" super-admina (§3.4). Nastavuje sa iba pri explicitnom kliknutí super-admina na akciu „Pozerať ako".	Nie – súčasť bezpečnostných opatrení Služby, viditeľne signalizovaná v UI
Analytické cookies (Vercel Analytics)	Agregovaná štatistika návštevnosti, optimalizácia výkonu	Áno – súhlas sa získava cez cookie banner

10.2. Vercel Analytics nezhromažďuje IP adresy v identifikovateľnej forme a nepoužíva cookies tretích strán na sledovanie naprieč webmi. Údaje sú agregované a anonymizované.

10.3. Súhlas s analytickými cookies môžete kedykoľvek odvolať v nastaveniach prehliadača alebo prostredníctvom cookie bannera.

11. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Služba nevykonáva automatizované rozhodovanie ani profilovanie v zmysle čl. 22 GDPR, ktoré by malo právne účinky alebo obdobne významný vplyv na používateľa.

Jednorazová prevádzková pripomienka po 14 dňoch od aktivácie (VOP §10.1 písm. f) je odoslaná všetkým novým zákazníkom, ktorí ešte nezačali prijímať dokumenty, na základe rovnakej podmienky — nejde o profilovanie, ale o štandardnú onboarding-podporu pre každého nového používateľa.

Rozhodnutia o prevzatí dokumentu do starostlivosti (VOP §15.7) sú deterministickou kontrolou formálnych podmienok (validácia, dohľadateľnosť v sieti Peppol, dátumy) bez profilovania; dôvod je používateľovi vždy oznámený a dokument môže po oprave odovzdať znova.

12. Zmena Zásad ochrany osobných údajov

12.1. Tento dokument môžeme z času na čas aktualizovať. O každej podstatnej zmene budeme informovať e-mailom najmenej 30 dní vopred.

12.2. Aktuálna verzia je vždy dostupná na: https://www.epodatelna24.sk/legal/ochrana-udajov

12.3. Verzia 2.8 (2026-09-19) dopĺňa opis už poskytovaného spracúvania: zdroje údajov o spoločnosti z verejných registrov (§3.2.1), obsah auditného záznamu pri odosielaní dokumentov a pri rozhraní API (§3.4.1), zmenu prihlasovacej adresy na žiadosť (§3.4.4), verejného asistenta k e-fakturácii (§3.11), vlastnú validáciu odosielaných dokumentov (§6.3, §9.1) a skutočnosť, že fakturačný systém Hekaton prevádzkuje Poskytovateľ (§3.10, §6.8). Dokument neprevzatý do starostlivosti sa od 2026-09-19 neuchováva (§5).

13. Kontakt

Akékoľvek otázky týkajúce sa spracúvania osobných údajov smerujte na:

info@epodatelna24.sk

epodatelna24, s. r. o. Karpatské námestie 7770/10A, 831 06 Bratislava

epodatelna24, s. r. o. Verzia 2.8 Účinnosť od: 2026-09-19